Neke firme i dalje čuvaju ponude, fakture i evidencije u lokalnim tabelama ili folderu na jednom računaru. To funkcioniše, dok ne prestane. Evo pet konkretnih rizika koji nestaju čim vaši podaci pređu u oblak.
1. Ljudska greška i zaboravnost
Sigurnosne kopije, jake lozinke i sigurnosna ažuriranja na lokalnom računaru zavise od toga da se neko svaki put sjeti da ih uradi. Dovoljna je jedna preskočena kopija ili jedna slaba lozinka. Online knjigovodstvo samo pravi kopije i ažurira se, pa jedna zauzeta sedmica nikad ne preraste u mjesec izgubljenih evidencija.
2. Slabija zaštita od napada
Lokalni računar je siguran koliko i vaša vlastita mreža i firewall. Jedan zaraženi prilog ili kompromitovan uređaj može odjednom ugroziti svaku fakturu i svaki podatak o klijentu. Prava online platforma radi na serverima s posebnim firewallovima, nadzorom i sigurnosnim protokolima - problem na vašem laptopu ostaje problem na vašem laptopu.
3. Požari, poplave, krađe i druge nepogode koje ne možete predvidjeti
Vanjski disk za sigurnosnu kopiju je i dalje jedan fizički predmet koji može biti uništen zajedno sa svime ostalim u istoj prostoriji. Podaci u oblaku obično se čuvaju na više od jedne lokacije, pa jedan događaj u vašoj kancelariji ne može ih sve odnijeti odjednom.
4. Greške u ručnom unosu
Tabele vas ne sprječavaju da pogrešno upišete broj ili zaboravite ažurirati ukupan iznos, i rijetko vam daju pravu, pouzdanu sliku prihoda, troškova ili neplaćenih računa. Softver koji sam kreira fakture i prati plaćanja uklanja većinu tog ručnog rizika i daje vam izvještaje u realnom vremenu umjesto tabele za koju se nadate da je ažurna.
5. Ko zapravo ima pristup
Na dijeljenom računaru ili tabeli koja kruži e-mailom, teško je tačno reći ko šta može vidjeti ili mijenjati. Pravi sistem vam omogućava da postavite pristup po osobi - neko vidi samo izvještaje, neko drugi kreira i uređuje dokumente - tako da vi odlučujete ko šta dira, umjesto da svima vjerujete sve.
Zaključak
Ovo nije o tome da je oblak trendi - riječ je o tome koje rizike ste spremni nositi. Automatske sigurnosne kopije, prava zaštita, otpornost na nepogode, manje ručnih grešaka i jasna kontrola pristupa zajedno daju posao koji je lakše voditi i teže poremetiti, bez obzira na kojem uređaju radite.