Sommige bedrijven bewaren offertes, facturen en gegevens nog altijd in lokale spreadsheets of een map op één computer. Dat werkt, tot het niet meer werkt. Hier zijn vijf concrete risico's die verdwijnen zodra uw gegevens naar de cloud gaan.
1. Menselijke fouten en vergeetachtigheid
Back-ups, sterke wachtwoorden en beveiligingsupdates op een lokale computer hangen elke keer af van iemands geheugen. Eén overgeslagen back-up of één zwak wachtwoord is genoeg. Online boekhouden maakt zelf automatisch back-ups en werkt zichzelf bij, zodat een drukke week nooit uitgroeit tot een maand verloren gegevens.
2. Zwakkere bescherming tegen aanvallen
Een lokale computer is maar zo veilig als uw eigen netwerk en firewall. Eén geïnfecteerde bijlage of één gecompromitteerd apparaat kan meteen elke factuur en elk klantgegeven in gevaar brengen. Een echt cloudplatform draait op servers met eigen firewalls, monitoring en beveiligingsprotocollen - een probleem op uw laptop blijft een probleem op uw laptop.
3. Brand, overstroming, diefstal en andere rampen die u niet kunt plannen
Een externe back-upschijf blijft een enkel fysiek object, dat samen met al het andere in dezelfde ruimte vernietigd kan worden. Clouddata worden doorgaans op meer dan één locatie bewaard, zodat één gebeurtenis in uw kantoor niet alles in één keer kan meenemen.
4. Fouten bij handmatige invoer
Spreadsheets weerhouden u er niet van een cijfer verkeerd in te typen of een totaal te vergeten bij te werken, en ze geven zelden een echt, betrouwbaar beeld van inkomsten, uitgaven of openstaande betalingen. Software die facturen automatisch genereert en betalingen opvolgt, haalt het grootste deel van dat handmatige risico weg, en geeft u rapporten in realtime in plaats van een spreadsheet waarvan u hoopt dat hij actueel is.
5. Wie er echt toegang heeft
Op een gedeelde computer of een spreadsheet die per e-mail rondgaat, is het moeilijk precies te zeggen wie wat kan zien of wijzigen. Een goed systeem laat u de toegang per persoon instellen - sommigen zien alleen rapporten, anderen maken en bewerken documenten - zodat u bepaalt wie waaraan komt, in plaats van iedereen alles toe te vertrouwen.
Kort samengevat
Het gaat er niet om dat de cloud trendy is - het gaat erom welke risico's u bereid bent te dragen. Automatische back-ups, echte beveiliging, bescherming tegen rampen, minder handmatige fouten en duidelijke toegangscontrole vormen samen een bedrijf dat makkelijker te runnen en moeilijker te verstoren is, op welk apparaat u ook zit.