Nekatera podjetja še vedno hranijo ponudbe, račune in evidence v lokalnih preglednicah ali mapi na enem računalniku. To deluje, dokler ne neha delovati. Tukaj je pet konkretnih tveganj, ki izginejo, takoj ko vaši podatki preidejo v oblak.
1. Človeška napaka in pozabljivost
Varnostne kopije, močna gesla in varnostne posodobitve na lokalnem računalniku vsakič znova zahtevajo, da se jih nekdo spomni. Dovolj je ena izpuščena varnostna kopija ali eno šibko geslo. Spletno računovodstvo se samodejno varnostno kopira in posodablja, zato en zaposlen teden nikoli ne preraste v mesec izgubljenih evidenc.
2. Šibkejša zaščita pred napadi
Lokalni računalnik je varen le toliko, kolikor sta varna vaše lastno omrežje in požarni zid. Ena sama okužena priloga ali ogrožena naprava lahko naenkrat ogrozi vsak račun in vsak podatek o stranki. Prava oblačna platforma teče na strežnikih z lastnimi požarnimi zidovi, nadzorom in varnostnimi protokoli - težava na vašem prenosniku ostane težava na vašem prenosniku.
3. Požari, poplave, kraje in druge nesreče, ki jih ni mogoče predvideti
Zunanji disk za varnostno kopijo je še vedno en sam fizični predmet, ki je lahko uničen skupaj z vsem drugim v isti sobi. Podatki v oblaku so praviloma shranjeni na več kot eni lokaciji, zato en sam dogodek v vaši pisarni ne more vsega odnesti naenkrat.
4. Napake pri ročnem vnosu
Preglednice vas ne ustavijo, če napačno vnesete številko ali pozabite posodobiti seštevek, in redko dajo pravo, zanesljivo sliko prihodkov, odhodkov ali neplačanih računov. Programska oprema, ki samodejno ustvarja račune in spremlja plačila, odpravi večino tega ročnega tveganja ter vam namesto preglednice, za katero upate, da je ažurna, ponudi poročila v realnem času.
5. Kdo ima dejansko dostop
Na skupnem računalniku ali preglednici, ki kroži po e-pošti, je težko natančno reči, kdo lahko kaj vidi ali spreminja. Pravi sistem vam omogoča, da dostop določite za vsako osebo posebej - nekateri vidijo le poročila, drugi ustvarjajo in urejajo dokumente - tako da sami odločate, kdo se dotika česa, namesto da vsem zaupate vse.
Povzetek
Ne gre za to, da je oblak moden - gre za to, katera tveganja ste pripravljeni nositi. Samodejne varnostne kopije, prava varnost, zaščita pred nesrečami, manj ročnih napak in jasen nadzor dostopa skupaj dajo podjetje, ki ga je lažje voditi in težje motiti, ne glede na to, katero napravo uporabljate.