Деякі компанії досі зберігають пропозиції, рахунки та записи в локальних таблицях або папці на одному комп'ютері. Це працює, поки не перестає працювати. Ось п'ять конкретних ризиків, які зникають, щойно ваші дані переходять у хмару.
1. Людський фактор і забудькуватість
Резервні копії, надійні паролі та оновлення безпеки на локальному комп'ютері щоразу залежать від того, чи хтось про них згадає. Досить однієї пропущеної копії або одного слабкого пароля. Онлайн-бухгалтерія сама автоматично робить резервні копії й оновлюється, тож напружений тиждень ніколи не перетворюється на місяць втрачених записів.
2. Слабший захист від атак
Локальний комп'ютер безпечний рівно настільки, наскільки безпечні ваша власна мережа та фаєрвол. Один заражений вкладений файл або один зламаний пристрій може одразу поставити під загрозу кожен рахунок і кожну картку клієнта. Справжня хмарна платформа працює на серверах із власними фаєрволами, моніторингом і протоколами безпеки - проблема на вашому ноутбуці залишається проблемою на вашому ноутбуці.
3. Пожежі, повені, крадіжки та інші катастрофи, які неможливо передбачити
Зовнішній диск для резервної копії лишається одним фізичним предметом, який може бути знищений разом з усім іншим у тій самій кімнаті. Дані в хмарі зазвичай зберігаються більш ніж в одному місці, тож одна подія у вашому офісі не може забрати все відразу.
4. Помилки ручного введення
Таблиці не заважають вам неправильно ввести цифру чи забути оновити підсумок, і рідко дають реальну, надійну картину доходів, витрат чи неоплачених рахунків. Програма, яка автоматично створює рахунки й відстежує платежі, усуває більшу частину цього ручного ризику й дає звіти в реальному часі замість таблиці, на актуальність якої ви лише сподіваєтесь.
5. Хто справді має доступ
На спільному комп'ютері або в таблиці, що ходить поштою, важко точно сказати, хто що може бачити чи змінювати. Правильна система дозволяє налаштувати доступ для кожної людини окремо - хтось бачить лише звіти, хтось створює й редагує документи, - тож саме ви вирішуєте, хто чого торкається, замість довіряти все всім.
Підсумок
Річ не в тому, що хмара модна, - річ у тому, які ризики ви готові нести. Автоматичні резервні копії, справжня безпека, захист від катастроф, менше ручних помилок і зрозумілий контроль доступу разом дають бізнес, яким легше керувати і який важче порушити, на якому б пристрої ви не працювали.