Некоторые компании до сих пор хранят предложения, счета и записи в локальных таблицах или папке на одном компьютере. Это работает - пока не перестаёт работать. Вот пять конкретных рисков, которые исчезают, как только ваши данные переходят в облако.
1. Человеческий фактор и забывчивость
Резервные копии, надёжные пароли и обновления безопасности на локальном компьютере каждый раз зависят от того, вспомнит ли кто-то их сделать. Достаточно одной пропущенной копии или одного слабого пароля. Онлайн-бухгалтерия сама автоматически делает резервные копии и обновляется, так что напряжённая неделя никогда не превращается в месяц потерянных записей.
2. Более слабая защита от атак
Локальный компьютер безопасен настолько, насколько безопасны ваша собственная сеть и файрвол. Одно заражённое вложение или один взломанный аппарат может сразу поставить под угрозу каждый счёт и каждую карточку клиента. Настоящая облачная платформа работает на серверах с собственными файрволами, мониторингом и протоколами безопасности - проблема на вашем ноутбуке остаётся проблемой на вашем ноутбуке.
3. Пожары, наводнения, кражи и другие катастрофы, которые нельзя предвидеть
Внешний диск для резервной копии остаётся одним физическим предметом, который может быть уничтожен вместе со всем остальным в той же комнате. Данные в облаке обычно хранятся более чем в одном месте, поэтому одно событие в вашем офисе не может унести всё сразу.
4. Ошибки ручного ввода
Таблицы не мешают вам неправильно ввести цифру или забыть обновить итог, и редко дают реальную, надёжную картину доходов, расходов или неоплаченных счетов. Программа, которая автоматически создаёт счета и отслеживает платежи, устраняет большую часть этого ручного риска и даёт вам отчёты в реальном времени вместо таблицы, на актуальность которой вы лишь надеетесь.
5. Кто на самом деле имеет доступ
На общем компьютере или в таблице, которая ходит по почте, трудно точно сказать, кто что может видеть или менять. Правильная система позволяет настроить доступ для каждого человека отдельно - кто-то видит только отчёты, кто-то создаёт и редактирует документы, - так что именно вы решаете, кто к чему прикасается, вместо того чтобы доверять всё всем.
Итог
Дело не в том, что облако модно, - дело в том, какие риски вы готовы нести. Автоматические резервные копии, настоящая безопасность, защита от катастроф, меньше ручных ошибок и понятный контроль доступа вместе дают бизнес, которым легче управлять и который труднее нарушить, на каком бы устройстве вы ни находились.