La factura de anticipo evita que pague de su bolsillo el material y los equipos antes de que pague el cliente. Esto es una factura de anticipo, cuándo emitirla y cómo descontarla sin errores de la factura final.
En resumen
- La factura de anticipo se emite por un pago antes de terminar el trabajo.
- Lleva los mismos datos que una factura normal, marcada claramente como anticipo.
- En la factura final se descuenta el anticipo y el cliente paga solo el resto.
- El error más común: olvidar el anticipo o descontarlo dos veces.
Qué es una factura de anticipo
Con una factura de anticipo pide al cliente parte del importe por adelantado, antes o durante la obra. Se usa sobre todo para material, equipos o trabajos a medida, cuando usted tiene gastos antes de terminar.
A diferencia de una factura proforma, que solo informa del precio, la factura de anticipo es un documento contable que se registra.
Cuándo emitir una factura de anticipo
- Antes de empezar, cuando debe comprar material (azulejos, caldera, ventanas, cocina a medida).
- En obras largas, por fases, por ejemplo tras la obra gruesa y tras las instalaciones.
- Con clientes nuevos, cuando aún no conoce cómo pagan.
Lo habitual es un 30 a 50 %, y hasta un 50 % en trabajos a medida, porque el material no se puede devolver.
Qué debe incluir
- sus datos y los del cliente
- número y fecha, con la indicación «factura de anticipo»
- referencia al presupuesto o contrato
- importe del anticipo (porcentaje o fijo), base e IVA si corresponde
- vencimiento y forma de pago
Las normas fiscales sobre anticipos varían según el país; siga las que se aplican a su empresa.
Cómo se descuenta el anticipo
Al terminar, emite la factura final por el importe total y descuenta el anticipo ya cobrado. El cliente paga solo la diferencia.
Ejemplo: obra de 10.000 €, anticipo del 30 % = 3.000 €. Factura final: 10.000 € menos el anticipo de 3.000 € = 7.000 € a pagar.
Indique en la factura final el número de la factura de anticipo, para que cliente y gestoría vean la relación entre documentos.
Errores comunes
- Se olvida el anticipo y el cliente recibe la factura por el total.
- Se descuenta dos veces, por ejemplo con varias facturas de anticipo.
- El importe se calcula a mano y se redondea mal.
- La factura de anticipo no cita el presupuesto y luego nadie sabe a qué corresponde.
En AdBooks
Desde un presupuesto aceptado elija «Convertir en factura», indique el porcentaje y AdBooks calcula importe e impuesto. En la factura final el anticipo se descuenta solo y se indica su número.
Preguntas frecuentes
¿Qué anticipo es habitual?
Normalmente del 30 al 50 %, según el peso del material. En trabajos a medida suele ser mayor.
¿Una proforma es lo mismo que una factura de anticipo?
No. La proforma informa del precio; la factura de anticipo documenta un pago adelantado y se contabiliza.
¿Cómo descuento el anticipo en la factura final?
Indique el importe total, reste el anticipo pagado y cite el número de la factura de anticipo. El cliente paga la diferencia.