Alguns negócios ainda guardam orçamentos, faturas e registos em folhas de cálculo locais ou numa pasta de um único computador. Isso funciona, até deixar de funcionar. Aqui ficam cinco riscos concretos que desaparecem assim que os seus dados passam para a nuvem.
1. Erro humano e esquecimento
Cópias de segurança, palavras-passe fortes e atualizações de segurança num computador local dependem, sempre, de alguém se lembrar de as fazer. Basta uma cópia esquecida ou uma palavra-passe fraca. A contabilidade online faz cópias de segurança e atualiza-se sozinha automaticamente, pelo que uma semana atarefada nunca se transforma num mês de registos perdidos.
2. Proteção mais fraca contra ataques
Um computador local só é tão seguro quanto a sua própria rede e a sua firewall. Um único anexo infetado ou um dispositivo comprometido pode pôr em risco de uma só vez cada fatura e cada ficha de cliente. Uma verdadeira plataforma na nuvem funciona em servidores com firewalls próprias, monitorização e protocolos de segurança - um problema no seu portátil fica-se pelo seu portátil.
3. Incêndios, inundações, roubos e outros desastres que não pode prever
Um disco externo de cópia de segurança continua a ser um único objeto físico, que pode ser destruído junto com tudo o resto na mesma sala. Os dados na nuvem são normalmente guardados em mais do que um local, pelo que um único acontecimento no seu escritório não pode levar tudo de uma vez.
4. Erros de introdução manual
As folhas de cálculo não o impedem de escrever mal um número ou de esquecer atualizar um total, e raramente dão uma imagem real e fiável das receitas, despesas ou pagamentos pendentes. Um software que gera faturas e acompanha pagamentos automaticamente elimina a maior parte desse risco manual, e dá-lhe relatórios em tempo real em vez de uma folha de cálculo da qual espera que esteja atualizada.
5. Quem tem realmente acesso
Num computador partilhado ou numa folha de cálculo que circula por email, é difícil dizer com exatidão quem pode ver ou alterar o quê. Um sistema adequado permite-lhe definir o acesso por pessoa - uns veem apenas relatórios, outros criam e editam documentos - para que seja você a decidir quem mexe em quê, em vez de confiar tudo a todos.
Em resumo
Isto não é sobre a nuvem estar na moda - é sobre que riscos está disposto a assumir. Cópias de segurança automáticas, segurança real, proteção contra desastres, menos erros manuais e um controlo de acessos claro somam um negócio mais fácil de gerir e mais difícil de interromper, seja qual for o dispositivo que usa.