En förskottsfaktura gör att du slipper betala material och utrustning ur egen ficka innan kunden betalar. Här är vad en förskottsfaktura är, när du skickar den och hur du drar av den rätt på slutfakturan.
Kort sagt
- En förskottsfaktura gäller en betalning innan jobbet är klart.
- Den har samma uppgifter som en vanlig faktura och är tydligt märkt som förskott.
- På slutfakturan dras förskottet av och kunden betalar resten.
- Vanligaste misstaget: förskottet glöms bort eller dras av två gånger.
Vad är en förskottsfaktura
Med en förskottsfaktura ber du kunden om en del av beloppet i förväg, före eller under arbetet. Den används främst för material, utrustning eller måttbeställt, där du har kostnader innan jobbet är klart.
Till skillnad från en proformafaktura, som bara informerar om priset, är förskottsfakturan ett bokföringsunderlag.
När skickar man den
- Innan arbetet börjar, när du måste köpa material (kakel, panna, fönster, kök på mått).
- Vid längre jobb, i etapper, till exempel efter stomme och efter installationer.
- Med nya kunder, när du ännu inte vet hur de betalar.
Vanligt är 30–50 %, upp till 50 % vid måttbeställt eftersom materialet inte kan lämnas tillbaka.
Vad den ska innehålla
- dina och kundens uppgifter
- fakturanummer och datum, märkt "förskottsfaktura"
- hänvisning till offert eller avtal
- förskottsbelopp (procent eller fast), belopp exkl. moms och moms om du är momsregistrerad
- förfallodag och betalsätt
Skatteregler för förskott skiljer sig mellan länder; följ de regler som gäller för ditt företag.
Så dras förskottet av
När jobbet är klart skickar du slutfakturan på hela beloppet och drar av förskottet som redan betalats. Kunden betalar bara mellanskillnaden.
Exempel: jobb 10 000 €, förskott 30 % = 3 000 €. Slutfaktura: 10 000 € minus förskott 3 000 € = 7 000 € att betala.
Ange förskottsfakturans nummer på slutfakturan, så att kunden och redovisningskonsulten ser kopplingen.
Vanliga misstag
- Förskottet glöms och kunden får en faktura på hela beloppet.
- Förskottet dras av två gånger, till exempel när det finns flera förskottsfakturor.
- Beloppet räknas för hand och avrundas fel.
- Förskottsfakturan hänvisar inte till offerten, och sedan vet ingen vad den gällde.
Så fungerar det i AdBooks
I en accepterad offert väljer du "Gör om till faktura", anger procent och AdBooks räknar ut belopp och moms. På slutfakturan dras förskottet av automatiskt och numret anges.
Vanliga frågor
Hur stort förskott är vanligt?
Oftast 30–50 %, beroende på materialandelen. Vid måttbeställt är det oftast högre.
Är en proformafaktura samma sak som en förskottsfaktura?
Nej. Proforman informerar om priset, förskottsfakturan dokumenterar en förskottsbetalning och bokförs.
Hur drar jag av förskottet på slutfakturan?
Ange hela beloppet, dra av betalt förskott och ange förskottsfakturans nummer. Kunden betalar mellanskillnaden.