Ponuda, predračun i faktura često se miješaju, a svaki ima drugu svrhu. Evo jednostavnog objašnjenja kada koristiti koji dokument i kako ih povezati da ništa ne kucate dvaput.
Ukratko
- Ponuda je prijedlog posla i cijene, prije nego što je klijent pristao.
- Predračun traži uplatu unaprijed i nije knjigovodstveni dokument.
- Faktura je dokument o izvršenom poslu ili primljenoj uplati.
- Najbrže je kad se ponuda nakon prihvatanja pretvori u fakturu.
Ponuda
Ponuda je vaš prijedlog: šta ćete uraditi, za koliko i pod kojim uslovima. Šaljete je prije nego što je posao dogovoren. Ima rok važenja i, kad je klijent prihvati (idealno potpisom), postaje osnova dogovora.
Primjer: ponuda za pločice u kupatilu od 6 m², s rokom važenja 15 dana.
Predračun
Predračun je dokument kojim tražite uplatu prije isporuke ili početka rada. Klijentu služi da izvrši uplatu, ali sam po sebi nije faktura i ne evidentira se kao prihod.
Koristi se, na primjer, kad klijent želi platiti unaprijed prije narudžbe robe.
Avansna faktura
Kad primite uplatu unaprijed, umjesto ili nakon predračuna izdaje se avansna faktura. Ona se evidentira i kasnije odbija od konačne fakture. Više o tome pročitajte u članku o avansnoj fakturi.
Faktura
Faktura je dokument o izvršenom poslu ili isporuci. Na osnovu nje klijent plaća, a vi je evidentirate kao prihod. Mora sadržavati sve obavezne podatke koje propisi vaše zemlje traže.
Kako ih povezati bez prepisivanja
Najčešća greška je da se ponuda piše u Wordu, faktura u Excelu, pa se sve kuca dvaput. Kad su dokumenti povezani, put izgleda ovako:
- pošaljete ponudu,
- klijent je potpiše na telefonu,
- iz ponude napravite avansnu fakturu,
- po završetku izdate konačnu fakturu, a avans se sam odbije.
U AdBooksu je to nekoliko klikova, bez ponovnog kucanja stavki.
Česta pitanja
Da li je ponuda obavezujuća?
Ponuda je prijedlog. Kad je klijent prihvati, posebno potpisom, postaje osnova dogovora u roku važenja.
Je li predračun isto što i faktura?
Nije. Predračun služi za uplatu unaprijed i ne evidentira se kao faktura. Za primljenu uplatu izdaje se avansna faktura.
Mogu li ponudu pretvoriti u fakturu?
Da. U AdBooksu prihvaćenu ponudu pretvorite u avansnu ili konačnu fakturu jednim klikom.