Angebot, Proforma-Rechnung und Rechnung werden oft verwechselt, dabei hat jedes Dokument einen anderen Zweck. Hier ist einfach erklärt, wann Sie welches nutzen und wie Sie sie verbinden, ohne etwas doppelt zu tippen.
Kurz gesagt
- Ein Angebot schlägt Arbeit und Preis vor, bevor der Kunde zugestimmt hat.
- Eine Proforma fordert Vorkasse an und ist kein Buchungsbeleg.
- Eine Rechnung belegt erbrachte Leistung oder erhaltene Zahlung.
- Am schnellsten: das angenommene Angebot in eine Rechnung umwandeln.
Angebot
Das Angebot ist Ihr Vorschlag: was Sie tun, zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen. Sie schicken es, bevor der Auftrag vereinbart ist. Es hat eine Gültigkeit, und wenn der Kunde es annimmt (am besten mit Unterschrift), wird es zur Grundlage der Vereinbarung.
Beispiel: Angebot für Fliesen in einem 6-m²-Bad, gültig 15 Tage.
Proforma-Rechnung
Eine Proforma-Rechnung fordert Zahlung vor Lieferung oder Arbeitsbeginn an. Der Kunde nutzt sie zur Überweisung, sie ist aber selbst keine Rechnung und wird nicht als Umsatz verbucht.
Sie wird zum Beispiel genutzt, wenn der Kunde vor der Warenbestellung zahlen will.
Anzahlungsrechnung
Erhalten Sie eine Vorauszahlung, stellen Sie statt oder nach der Proforma eine Anzahlungsrechnung. Sie wird verbucht und später von der Schlussrechnung abgezogen. Mehr dazu in unserem Artikel zur Anzahlungsrechnung.
Rechnung
Die Rechnung belegt eine erbrachte Leistung oder Lieferung. Der Kunde zahlt auf ihrer Grundlage, und Sie verbuchen sie als Umsatz. Sie muss alle Pflichtangaben enthalten, die in Ihrem Land vorgeschrieben sind.
Ohne Abtippen verbinden
Der häufigste Fehler: Angebot in Word, Rechnung in Excel, und alles wird doppelt getippt. Sind die Dokumente verbunden, sieht der Ablauf so aus:
- Sie schicken das Angebot,
- der Kunde unterschreibt am Handy,
- aus dem Angebot erstellen Sie die Anzahlungsrechnung,
- nach Abschluss stellen Sie die Schlussrechnung, die Anzahlung wird automatisch abgezogen.
In AdBooks sind das ein paar Klicks, ohne Positionen neu zu tippen.
Häufige Fragen
Ist ein Angebot verbindlich?
Ein Angebot ist ein Vorschlag. Nimmt der Kunde es an, vor allem mit Unterschrift, wird es innerhalb der Gültigkeit zur Grundlage der Vereinbarung.
Ist eine Proforma dasselbe wie eine Rechnung?
Nein. Die Proforma dient der Vorkasse und wird nicht als Rechnung verbucht. Für eine erhaltene Zahlung stellen Sie eine Anzahlungsrechnung.
Kann ich ein Angebot in eine Rechnung umwandeln?
Ja. In AdBooks wandeln Sie ein angenommenes Angebot mit einem Klick in eine Anzahlungs- oder Schlussrechnung um.