Die meisten Kunden zahlen nicht absichtlich zu spät, sie haben es vergessen. Deshalb sollte der erste Kontakt freundlich sein und jeder weitere etwas bestimmter. Hier steht, wann welche Mahnung kommt, mit Mustertexten zum sofortigen Einsatz.
Kurz gesagt
- Die Erinnerung ein paar Tage vor Fälligkeit schicken, nicht danach.
- Die erste Mahnung 1 bis 3 Tage nach Fälligkeit, freundlich.
- Die zweite nach 7 bis 10 Tagen, mit klarer neuer Frist.
- Die letzte Mahnung nennt die nächsten Schritte, ruhig und ohne Drohungen.
Erinnerung vor Fälligkeit
Der einfachste Weg, dass eine Rechnung nicht überfällig wird: eine Erinnerung 2 bis 3 Tage vor Fälligkeit. Sie klingt nicht nach Mahnung, sondern nach Service.
Guten Tag, eine kurze Erinnerung: Rechnung Nr. 2026-0152 über 1.250,00 € ist am 15. November fällig. Sie können sie über den Link unten ansehen und bezahlen. Vielen Dank und freundliche Grüsse.
Erste Mahnung: 1 bis 3 Tage nach Fälligkeit
Weiter freundlich. Gehen Sie davon aus, dass der Kunde es vergessen hat.
Guten Tag, laut unseren Unterlagen ist die Rechnung Nr. 2026-0152 über 1.250,00 €, fällig am 15. November, noch offen. Falls Sie bereits bezahlt haben, betrachten Sie diese Nachricht als gegenstandslos. Andernfalls bitten wir um Zahlung innerhalb von 5 Tagen. Danke.
Zweite Mahnung: 7 bis 10 Tage nach Fälligkeit
Jetzt konkreter: neue Frist und die Bitte um Rückmeldung.
Guten Tag, die Rechnung Nr. 2026-0152 über 1.250,00 € ist seit 10 Tagen überfällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis spätestens 30. November oder melden Sie sich, falls es ein Problem mit der Rechnung gibt, damit wir es gemeinsam lösen.
Letzte Mahnung
Ruhig, ohne Drohungen, aber klar, was folgt.
Guten Tag, trotz unserer Mahnungen ist die Rechnung Nr. 2026-0152 über 1.250,00 € weiterhin offen. Bitte zahlen Sie innerhalb von 8 Tagen. Geht bis dahin keine Zahlung ein, müssen wir die Forderung weiterverfolgen.
Welche Schritte nach der letzten Mahnung möglich sind, hängt vom Recht Ihres Landes ab. Kündigen Sie nur Realistisches an.
Tipps für schnellere Zahlung
- In jede Nachricht einen Link zur Rechnung und Kartenzahlung.
- Dorthin schicken, wo der Kunde wirklich liest: WhatsApp oder Viber, nicht nur E-Mail.
- Immer Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit angeben.
- Nicht von Hand mahnen, wenn es einem einfällt, sondern nach Plan.
Mahnungen, die von selbst laufen
In AdBooks werden die Erinnerung und drei Mahnungen automatisch nach Ihrem Zeitplan verschickt. Sobald der Kunde zahlt, stoppt der Versand, und Sie müssen nicht verfolgen, wer im Verzug ist.
Häufige Fragen
Wann schicke ich die erste Mahnung?
Ein bis drei Tage nach Fälligkeit, freundlich, in der Annahme, dass der Kunde es vergessen hat.
Wie viele Mahnungen sollte ich schicken?
Meist eine Erinnerung vor Fälligkeit und drei Mahnungen: die erste direkt nach Fälligkeit, die zweite nach 7 bis 10 Tagen und eine letzte mit Frist und nächsten Schritten.
Kann ich Mahnungen automatisch verschicken?
Ja. In AdBooks laufen Erinnerung und Mahnungen nach Zeitplan und stoppen, sobald der Kunde zahlt.