Für einen kleinen Betrieb ist eine offene Rechnung nicht nur ärgerlich - Material, Kraftstoff und Löhne sind längst bezahlt, aber das Geld kommt nicht. Zahlungsverzug ist einer der häufigsten Gründe, warum kleine Firmen in Schwierigkeiten geraten, selbst bei voller Auftragslage. Diese zehn Tipps helfen Ihnen, schneller an Ihr Geld zu kommen, ohne die Beziehung zu Ihren Kunden zu belasten.
Das Wichtigste in Kürze
- Vereinbaren Sie Zahlungsbedingungen vor Arbeitsbeginn und schreiben Sie sie ins Angebot.
- Nehmen Sie bei grösseren Aufträgen eine Anzahlung und rechnen Sie sofort nach Fertigstellung ab.
- Machen Sie das Bezahlen einfach: klare Rechnung, IBAN, Online-Zahlung.
- Nutzen Sie automatische, höfliche Zahlungserinnerungen statt unangenehmer Anrufe.
1. Zahlungsbedingungen im Angebot festlegen
Zahlungsbedingungen sollten nie eine Überraschung sein. Schreiben Sie sie ins Angebot: Zahlungsziel, Anzahlung, Zahlungsart. Mit der Unterschrift unter dem Angebot akzeptiert der Kunde auch die Bedingungen. Mehr dazu in unserem Ratgeber Angebot schreiben, das Kunden annehmen.
2. Anzahlung bei grösseren Aufträgen
Bei Aufträgen mit teurem Material sind 30-50 % Anzahlung in den meisten Gewerken normal. Sie finanzieren nicht das Projekt des Kunden vor, und ein Kunde, der angezahlt hat, ist verbindlich dabei. In AdBooks geben Sie den Prozentsatz ein, Betrag und Umsatzsteuer werden berechnet, und die Anzahlung wird automatisch von der Schlussrechnung abgezogen.
3. Sofort abrechnen
Jeder Tag zwischen Fertigstellung und Rechnung verlängert Ihre Wartezeit. Senden Sie die Rechnung am selben Tag - am besten direkt von der Baustelle, am Handy.
4. Die Rechnung unmissverständlich machen
Eine klare Rechnung wird schneller bezahlt. Sie sollte Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, eine klare Leistungsbeschreibung, Ihre IBAN und den Verwendungszweck enthalten. Rechnungen, die Fragen aufwerfen, bleiben liegen, bis jemand Zeit hat, Sie anzurufen.
5. Kürzere Zahlungsziele
30 Tage sind Gewohnheit, kein Naturgesetz. Für Privatkunden und kleine Aufträge sind 7 oder 14 Tage angemessen. Je kürzer das Ziel, desto früher sehen Sie das Geld.
6. Bezahlen leicht machen
Je weniger Schritte, desto schneller die Zahlung. Senden Sie die Rechnung als Link, den der Kunde am Handy öffnet, und bieten Sie neben der Überweisung Online-Zahlung per Karte oder PayPal an. Viele Kunden zahlen sofort, wenn es zehn Sekunden dauert.
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7. Automatische Zahlungserinnerungen
Niemand läuft gern dem Geld hinterher. Automatische Erinnerungen übernehmen das - höflich und pünktlich: eine Erinnerung vor Fälligkeit und Mahnungen danach. In AdBooks werden Mahnungen in der Sprache des Dokuments versendet, ausländische Kunden erhalten sie also in ihrer eigenen Sprache.
8. Abschlagsrechnungen bei langen Projekten
Bei Aufträgen, die Wochen oder Monate dauern, warten Sie nicht bis zum Ende. Rechnen Sie in Abschnitten ab - zum Beispiel nach Baufortschritt in Prozent -, damit Geld fliesst, während die Arbeit voranschreitet.
9. Den Überblick über offene Posten behalten
Was Sie nicht sehen, können Sie nicht eintreiben. Behalten Sie offene, überfällige und bezahlte Rechnungen im Blick und prüfen Sie sie jede Woche. Zehn Minuten am Montagmorgen können Tausende bringen.
10. Gute Zahler belohnen
Kunden, die pünktlich zahlen, sind Gold wert. Bedanken Sie sich, geben Sie ihnen bei der Terminplanung Vorrang und ab und zu einen kleinen Rabatt auf den nächsten Auftrag. Treue Kunden, die gut zahlen, sind das beste Fundament eines gesunden Betriebs.
Häufige Fragen
Welches Zahlungsziel ist üblich?
Bei Privatkunden sind 7-14 Tage üblich, bei Geschäftskunden 14-30 Tage. Wichtig ist, dass das Ziel vorher vereinbart und auf Angebot und Rechnung vermerkt ist.
Wann sollte die erste Erinnerung kommen?
Bewährt hat sich eine freundliche Erinnerung einige Tage vor Fälligkeit, danach Mahnungen einige Tage und ein bis zwei Wochen nach Fälligkeit. Automatische Erinnerungen halten diesen Rhythmus konsequent ein.
Darf ich Verzugszinsen berechnen?
In der EU erlaubt die Zahlungsverzugsrichtlinie gesetzliche Verzugszinsen zwischen Unternehmen. Für Privatkunden gelten je nach Land andere Regeln - fragen Sie Ihren Steuerberater.
Schrecken Anzahlungen Kunden ab?
Selten, wenn sie klar begründet sind. Die meisten Kunden verstehen, dass Material vor Arbeitsbeginn bezahlt werden muss.
Fazit
Schnell bezahlt zu werden ist ein System, kein Glück: klare Bedingungen im Angebot, Anzahlungen bei grösseren Aufträgen, Rechnung am selben Tag, einfaches Bezahlen und automatische Mahnungen. Einmal eingerichtet, dankt es Ihnen Ihre Liquidität jeden Monat.