Presupuesto, proforma y factura se confunden a menudo, y cada uno tiene su función. Aquí se explica cuándo usar cada documento y cómo enlazarlos para no escribir nada dos veces.
En resumen
- El presupuesto propone trabajo y precio antes de que el cliente acepte.
- La proforma pide un pago adelantado y no es un documento contable.
- La factura documenta un trabajo hecho o un pago recibido.
- Lo más rápido: convertir el presupuesto aceptado en factura.
Presupuesto
El presupuesto es su propuesta: qué hará, por cuánto y en qué condiciones. Se envía antes de acordar el trabajo. Tiene una validez y, cuando el cliente lo acepta (mejor firmado), es la base del acuerdo.
Ejemplo: presupuesto de alicatado de un baño de 6 m², válido 15 días.
Factura proforma
La proforma pide el pago antes de la entrega o del inicio de la obra. El cliente la usa para pagar, pero no es una factura y no se registra como ingreso.
Se usa, por ejemplo, cuando el cliente quiere pagar antes de pedir el material.
Factura de anticipo
Cuando recibe un pago adelantado, emite una factura de anticipo en lugar de la proforma o después. Se registra y luego se descuenta de la factura final. Más en nuestro artículo sobre la factura de anticipo.
Factura
La factura documenta un trabajo realizado o una entrega. El cliente paga con ella y usted la registra como ingreso. Debe incluir todos los datos obligatorios de su país.
Cómo enlazarlos sin reescribir
El error típico: presupuesto en Word, factura en Excel, y todo se escribe dos veces. Con los documentos enlazados, el camino es:
- envía el presupuesto,
- el cliente lo firma en el móvil,
- crea la factura de anticipo desde el presupuesto,
- al terminar emite la factura final y el anticipo se descuenta solo.
En AdBooks son unos clics, sin volver a escribir partidas.
Preguntas frecuentes
¿Un presupuesto es vinculante?
Es una propuesta. Cuando el cliente lo acepta, sobre todo firmado, es la base del acuerdo durante su validez.
¿La proforma es una factura?
No. Sirve para el pago adelantado y no se registra como factura. Por un pago recibido se emite factura de anticipo.
¿Puedo convertir un presupuesto en factura?
Sí. En AdBooks un presupuesto aceptado se convierte en factura de anticipo o final con un clic.