Ponuda, predračun i račun često se miješaju, a svaki ima drugu svrhu. Evo jednostavnog objašnjenja kada koristiti koji dokument i kako ih povezati da ništa ne tipkate dvaput.
Ukratko
- Ponuda je prijedlog posla i cijene, prije nego što je klijent pristao.
- Predračun traži uplatu unaprijed i nije knjigovodstveni dokument.
- Račun je dokument o izvršenom poslu ili primljenoj uplati.
- Najbrže je kad se ponuda nakon prihvaćanja pretvori u račun.
Ponuda
Ponuda je vaš prijedlog: što ćete napraviti, za koliko i pod kojim uvjetima. Šaljete je prije nego što je posao dogovoren. Ima rok valjanosti i, kad je klijent prihvati (idealno potpisom), postaje osnova dogovora.
Primjer: ponuda za pločice u kupaonici od 6 m², s rokom valjanosti 15 dana.
Predračun
Predračun je dokument kojim tražite uplatu prije isporuke ili početka rada. Klijentu služi da izvrši uplatu, ali sam po sebi nije račun i ne evidentira se kao prihod.
Koristi se, na primjer, kad klijent želi platiti unaprijed prije narudžbe robe.
Račun za predujam
Kad primite uplatu unaprijed, umjesto predračuna ili nakon njega izdaje se račun za predujam. On se evidentira i kasnije odbija od konačnog računa. Više o tome pročitajte u članku o računu za predujam.
Račun
Račun je dokument o izvršenom poslu ili isporuci. Na temelju njega klijent plaća, a vi ga evidentirate kao prihod. Mora sadržavati sve obvezne podatke koje traže propisi vaše zemlje.
Kako ih povezati bez prepisivanja
Najčešća je pogreška da se ponuda piše u Wordu, račun u Excelu, pa se sve tipka dvaput. Kad su dokumenti povezani, put izgleda ovako:
- pošaljete ponudu,
- klijent je potpiše na mobitelu,
- iz ponude napravite račun za predujam,
- po završetku izdate konačni račun, a predujam se sam odbije.
U AdBooksu je to nekoliko klikova, bez ponovnog tipkanja stavki.
Česta pitanja
Je li ponuda obvezujuća?
Ponuda je prijedlog. Kad je klijent prihvati, posebno potpisom, postaje osnova dogovora u roku valjanosti.
Je li predračun isto što i račun?
Nije. Predračun služi za uplatu unaprijed i ne evidentira se kao račun. Za primljenu uplatu izdaje se račun za predujam.
Mogu li ponudu pretvoriti u račun?
Da. U AdBooksu prihvaćenu ponudu pretvorite u račun za predujam ili konačni račun jednim klikom.