De meeste klanten betalen niet expres te laat, ze vergeten het. Daarom is het eerste contact vriendelijk en elk volgend bericht iets steviger. Hier lees je wanneer je welke herinnering stuurt, met teksten die je meteen kunt gebruiken.
In het kort
- Stuur een herinnering een paar dagen vóór de vervaldatum, niet erna.
- Eerste aanmaning 1 tot 3 dagen na de vervaldatum, vriendelijk.
- Tweede na 7 tot 10 dagen, met een duidelijke nieuwe termijn.
- De laatste aanmaning noemt de vervolgstappen, rustig en zonder dreigen.
Herinnering vóór de vervaldatum
De eenvoudigste manier om te voorkomen dat een factuur te laat is: een herinnering 2 tot 3 dagen voor de vervaldatum. Het klinkt niet als aanmaning, maar als service.
Goedendag, een korte herinnering: factuur nr. 2026-0152 van € 1.250,00 vervalt op 15 november. U kunt hem bekijken en betalen via de link hieronder. Dank u en met vriendelijke groet.
Eerste aanmaning: 1 tot 3 dagen erna
Nog steeds vriendelijk. Ga ervan uit dat de klant het vergeten is.
Goedendag, volgens onze administratie is factuur nr. 2026-0152 van € 1.250,00, vervallen op 15 november, nog niet betaald. Heeft u al betaald, dan kunt u dit bericht negeren. Zo niet, dan verzoeken wij u binnen 5 dagen te betalen. Dank u.
Tweede aanmaning: 7 tot 10 dagen erna
Nu concreter: een nieuwe termijn en het verzoek om te reageren.
Goedendag, factuur nr. 2026-0152 van € 1.250,00 is 10 dagen over tijd. Wij verzoeken u uiterlijk 30 november te betalen of ons te laten weten als er een probleem is met de factuur, zodat we het samen oplossen.
Laatste aanmaning
Rustig, zonder dreigen, maar duidelijk over wat volgt.
Goedendag, ondanks eerdere herinneringen is factuur nr. 2026-0152 van € 1.250,00 nog altijd onbetaald. Wij verzoeken u binnen 8 dagen te betalen. Is de betaling dan niet ontvangen, dan zijn wij genoodzaakt de vordering uit handen te geven.
Welke stappen na een laatste aanmaning mogelijk zijn, hangt af van de wet in jouw land. Kondig alleen aan wat realistisch is.
Tips om sneller betaald te worden
- Zet in elk bericht een link naar de factuur en betalen met kaart.
- Stuur het waar de klant echt leest: WhatsApp of Viber, niet alleen e-mail.
- Noem altijd factuurnummer, bedrag en vervaldatum.
- Stuur herinneringen niet met de hand als het je te binnen schiet, maar volgens schema.
Herinneringen die vanzelf gaan
In AdBooks gaan een herinnering en drie aanmaningen automatisch volgens jouw schema. Zodra de klant betaalt, stopt het versturen en hoef je niet bij te houden wie te laat is.
Veelgestelde vragen
Wanneer stuur ik de eerste aanmaning?
Eén tot drie dagen na de vervaldatum, vriendelijk, in de veronderstelling dat de klant het vergeten is.
Hoeveel herinneringen moet ik sturen?
Meestal een herinnering vóór de vervaldatum en drie aanmaningen: direct erna, na 7 tot 10 dagen en een laatste met termijn en vervolgstappen.
Kan ik herinneringen automatisch sturen?
Ja. In AdBooks gaan herinnering en aanmaningen volgens schema en stoppen ze zodra de klant betaalt.