"Ik dacht dat dat erbij zat." Elke vakman kent die zin. Meerwerk hoort bij het vak, maar zonder duidelijke afspraak wordt het ruzie en onbetaalde uren. Zo pak je het aan zodat het betaald wordt.
In het kort
- Zet in de eerste offerte duidelijk wat niet inbegrepen is.
- Spreek elk meerwerk af voordat je begint.
- Laat de klant het meerwerk bevestigen met handtekening of bericht.
- Factureer meerwerk apart, gekoppeld aan het project.
Alles begint bij de eerste offerte
De meeste conflicten ontstaan omdat de offerte niet zegt wat niet inbegrepen is. Voeg een korte lijst toe, bijvoorbeeld "dichtzetten van sleuven na de installatie niet inbegrepen" of "demontage van oud sanitair niet inbegrepen". Later verwijs je er gewoon naar.
Regel: eerst afspreken, dan werken
Vind je op locatie iets onverwachts, zoals een rotte ondervloer of oude leidingen die vervangen moeten worden, stop dan en bel de klant voordat je begint. Vertel:
- wat je gevonden hebt (een foto helpt),
- wat je voorstelt,
- wat het kost en hoe lang het duurt.
Schriftelijke bevestiging
Mondelinge afspraken worden vergeten. Stuur de klant een korte offerte voor het meerwerk of een werkbon en vraag om bevestiging. Een handtekening op de telefoon of een "Akkoord" in een bericht is later genoeg bewijs.
Houd meerwerk bij het project
Voeg meerwerk niet stilletjes toe aan de eindfactuur. Houd het bij als aparte posten of aparte factuur binnen hetzelfde project. Zo ziet de klant wat in de eerste offerte stond, wat erbij kwam en waarom.
Foto’s zijn je beste bewijs
Fotografeer de staat voordat wanden dicht gaan, de schade die je aantrof en het afgeronde werk. Foto’s bij het project lossen de meeste discussies in seconden op.
Zo werkt het in AdBooks
Maak in het project een nieuwe offerte voor het meerwerk, stuur hem via WhatsApp of Viber, de klant tekent op zijn telefoon en met één klik wordt het een factuur. Foto’s, uren en kosten blijven bij hetzelfde project.
Veelgestelde vragen
Hoe voorkom ik conflicten over meerwerk?
Zet in de eerste offerte wat niet inbegrepen is en spreek elk meerwerk af en laat het bevestigen voordat je begint.
Is een WhatsApp-bericht genoeg als bevestiging?
Een schriftelijke bevestiging, bericht of handtekening op de telefoon, is veel beter dan een mondelinge afspraak en dient later als bewijs.
Moet meerwerk apart gefactureerd worden?
Het liefst met een aparte factuur of duidelijk gescheiden posten, gekoppeld aan het project, zodat de klant ziet wat erbij kwam.