Met een voorschotfactuur voorkom je dat je materiaal en apparatuur uit eigen zak betaalt voordat de klant betaalt. Hier lees je wat een voorschotfactuur is, wanneer je hem stuurt en hoe je hem foutloos verrekent met de eindfactuur.
In het kort
- Een voorschotfactuur stuur je voor een betaling vóór het werk klaar is.
- Er staan dezelfde gegevens op als op een gewone factuur, duidelijk gemarkeerd als voorschot.
- Op de eindfactuur wordt het voorschot afgetrokken en betaalt de klant de rest.
- De meest gemaakte fout: het voorschot vergeten of dubbel aftrekken.
Wat is een voorschotfactuur
Met een voorschotfactuur vraag je een deel van het bedrag vooraf, vóór of tijdens het werk. Je gebruikt hem vooral voor materiaal, apparatuur of maatwerk, waarvoor je kosten maakt voordat de klus af is.
Anders dan een proformafactuur, die alleen informeert over de prijs, is een voorschotfactuur een boekhoudkundig stuk dat geboekt wordt.
Wanneer stuur je een voorschotfactuur
- Voor de start, als je materiaal moet kopen (tegels, ketel, kozijnen, keuken op maat).
- Bij langere klussen, in termijnen, bijvoorbeeld na de ruwbouw en na de installaties.
- Bij nieuwe klanten, als je hun betaalgedrag nog niet kent.
Gebruikelijk is 30 tot 50 %, bij maatwerk tot 50 %, omdat je materiaal niet kunt terugsturen.
Wat er op moet
- jouw gegevens en die van de klant
- factuurnummer en datum, met de vermelding "voorschotfactuur"
- verwijzing naar de offerte of overeenkomst
- het voorschotbedrag (percentage of vast), bedrag excl. btw en btw als je btw-plichtig bent
- betaaltermijn en betaalwijze
Belastingregels voor voorschotten verschillen per land; volg de regels die voor jouw bedrijf gelden.
Zo verreken je het voorschot
Is het werk klaar, dan stuur je de eindfactuur voor het volle bedrag en trek je het al betaalde voorschot af. De klant betaalt alleen het verschil.
Voorbeeld: klus € 10.000, voorschot 30 % = € 3.000. Eindfactuur: € 10.000 min € 3.000 voorschot = € 7.000 te betalen.
Zet het nummer van de voorschotfactuur op de eindfactuur, zodat klant en boekhouder het verband zien.
Veelgemaakte fouten
- Het voorschot wordt vergeten en de klant krijgt een factuur voor het volle bedrag.
- Het voorschot wordt dubbel afgetrokken, bijvoorbeeld bij meerdere voorschotfacturen.
- Het bedrag wordt met de hand berekend en verkeerd afgerond.
- De voorschotfactuur verwijst niet naar de offerte, en later weet niemand waarvoor hij was.
Zo werkt het in AdBooks
Kies bij een geaccepteerde offerte "Omzetten naar factuur", vul het percentage in en AdBooks rekent bedrag en btw uit. Op de eindfactuur wordt het voorschot automatisch afgetrokken en het nummer vermeld.
Veelgestelde vragen
Hoe hoog is een gebruikelijk voorschot?
Meestal 30 tot 50 %, afhankelijk van het aandeel materiaal. Bij maatwerk is het meestal hoger.
Is een proformafactuur hetzelfde als een voorschotfactuur?
Nee. Een proforma informeert over de prijs, een voorschotfactuur is een stuk voor een vooruitbetaling en wordt geboekt.
Hoe verreken ik het voorschot met de eindfactuur?
Vermeld het volle bedrag, trek het betaalde voorschot af en noem het nummer van de voorschotfactuur. De klant betaalt het verschil.