Przy dużym zleceniu nie czekasz do końca, żeby zobaczyć pieniądze. Fakturami etapowymi rozliczasz wykonaną pracę, etap po etapie, a klient widzi dokładnie, za co płaci. Oto jak to ustawić, od oferty po fakturę końcową.
W skrócie
- Harmonogram płatności ustal już w ofercie: zaliczka, liczba etapów i kwota zatrzymana do odbioru.
- Każda faktura etapowa podaje etap lub okres, wykonane ilości i rozliczenie zaliczki.
- Faktura końcowa obejmuje resztę i kaucję.
- W AdBooks zaliczka rozlicza się sama, a Ty widzisz, co jest zafakturowane i co zostało.
Dlaczego fakturować etapami
Przy remontach, elewacjach, dachach i budowach materiał i praca kosztują Cię dużo, zanim zlecenie się skończy. Jeśli czekasz do końca, to Ty kredytujesz klienta. Faktura etapowa rozlicza część pracy wykonaną do określonej daty lub etapu, przed rozliczeniem końcowym.
Plus dla klienta: płaci tylko za to, co naprawdę zrobione, i widzi to czarno na białym, pozycja po pozycji z oferty.
Krok 1: harmonogram płatności w ofercie
Ustal harmonogram przed rozpoczęciem prac i wpisz go do oferty. Typowy harmonogram:
- Zaliczka przy podpisaniu, na materiał i start, zwykle 20 do 40 %.
- Faktury etapowe za jasno określone etapy, na przykład stan surowy, instalacje, wykończenie.
- Kaucja do odbioru, zwykle 5 do 10 %, płatna po protokole odbioru.
Kalkulator zaliczki i harmonogramu płatności policzy wszystkie kwoty za Ciebie.
Krok 2: co wpisać na fakturę etapową
- Numer kolejny etapu i numer umowy lub oferty.
- Etap lub okres, którego dotyczy.
- Wykonane ilości według pozycji oferty, z jednostkami.
- Proporcjonalne rozliczenie zaliczki, jeśli tak ustalono.
- Kwotę netto, VAT, kwotę do zapłaty i termin płatności.
Przy dużych zleceniach etap potwierdza też inspektor nadzoru lub klient, podpisując wykonane ilości.
Przykład liczbowy
Zlecenie za 40 000 € netto, zaliczka 30 %, dwie faktury etapowe, 10 % zatrzymane do odbioru.
- Zaliczka przy podpisaniu: 12 000 €
- Zostaje na etapy: 40 000 − 12 000 − 4 000 = 24 000 €
- Każda z dwóch faktur etapowych: 12 000 €
- Faktura końcowa (kaucja): 4 000 €
Razem 40 000 €, a pieniądze wpływają w miarę postępu prac. Jeśli zaliczkę rozlicza się proporcjonalnie, każda faktura etapowa pokazuje pełną kwotę etapu i odliczenie części zaliczki.
Jak to działa w AdBooks
Oferta, faktura zaliczkowa, faktury etapowe i faktura końcowa są w tym samym projekcie. Zaliczka rozlicza się na fakturach automatycznie, a w projekcie widzisz, co zafakturowano, co zapłacono i co zostało. Z godzinami i kosztami tego samego zlecenia znasz też prawdziwy zysk.
Najczęstsze pytania
Czy faktura etapowa to zwykła faktura?
Tak, to faktura za część pracy wykonaną do określonej daty lub etapu. Wystawia się ją przed rozliczeniem końcowym, a na końcu przychodzi faktura końcowa.
Ile zatrzymać do odbioru?
Zwykle 5 do 10 % wartości zlecenia. Ta część jest płatna po protokole odbioru i usunięciu usterek.
Jak rozlicza się zaliczkę na fakturach etapowych?
Proporcjonalnie na każdej fakturze etapowej albo jednorazowo na fakturze końcowej. Ważne, żeby zasada była ustalona w ofercie lub umowie.