Ponudbo, predračun in račun se pogosto meša, čeprav ima vsak svoj namen. Tukaj je, kdaj uporabiti kateri dokument in kako jih povezati, da ničesar ne tipkate dvakrat.
Na kratko
- Ponudba predlaga delo in ceno, preden stranka privoli.
- Predračun zahteva plačilo vnaprej in ni knjigovodska listina.
- Račun dokumentira opravljeno delo ali prejeto plačilo.
- Najhitreje: sprejeto ponudbo pretvorite v račun.
Ponudba
Ponudba je vaš predlog: kaj boste naredili, za koliko in pod kakšnimi pogoji. Pošljete jo, preden je delo dogovorjeno. Ima rok veljavnosti in, ko jo stranka sprejme (najbolje s podpisom), postane osnova dogovora.
Primer: ponudba za ploščice v kopalnici 6 m², veljavna 15 dni.
Predračun
Predračun zahteva plačilo pred dobavo ali začetkom dela. Stranka ga uporabi za plačilo, sam po sebi pa ni račun in se ne knjiži kot prihodek.
Uporablja se npr. takrat, ko želi stranka plačati pred naročilom materiala.
Avansni račun
Ko prejmete plačilo vnaprej, namesto predračuna ali po njem izdate avansni račun. Ta se knjiži in pozneje odšteje na končnem računu. Več v našem članku o avansnem računu.
Račun
Račun dokumentira opravljeno delo ali dobavo. Stranka plača na njegovi podlagi, vi pa ga knjižite kot prihodek. Vsebovati mora vse obvezne podatke, ki jih zahtevajo predpisi vaše države.
Kako jih povezati brez prepisovanja
Tipična napaka: ponudba v Wordu, račun v Excelu, vse se tipka dvakrat. Ko so dokumenti povezani, je postopek takšen:
- pošljete ponudbo,
- stranka jo podpiše na telefonu,
- iz ponudbe ustvarite avansni račun,
- po zaključku izdate končni račun in avans se odšteje sam.
V AdBooks je to nekaj klikov, brez ponovnega tipkanja postavk.
Pogosta vprašanja
Je ponudba zavezujoča?
Ponudba je predlog. Ko jo stranka sprejme, zlasti s podpisom, postane osnova dogovora v roku veljavnosti.
Je predračun račun?
Ne. Služi za plačilo vnaprej in se ne knjiži kot račun. Za prejeto plačilo se izda avansni račun.
Lahko ponudbo pretvorim v račun?
Da. V AdBooks sprejeto ponudbo z enim klikom pretvorite v avansni ali končni račun.