Offert, proformafaktura och faktura blandas ofta ihop, men alla har olika syfte. Här är när du använder vilket dokument och hur du kopplar ihop dem så att du aldrig skriver något två gånger.
Kort sagt
- En offert föreslår arbete och pris innan kunden har sagt ja.
- En proforma begär förskottsbetalning och är inget bokföringsunderlag.
- En faktura visar utfört arbete eller mottagen betalning.
- Snabbast: gör om den godkända offerten till faktura.
Offert
Offerten är ditt förslag: vad du gör, till vilket pris och på vilka villkor. Du skickar den innan jobbet är avtalat. Den har en giltighetstid, och när kunden godkänner den (helst med signatur) blir den grunden för avtalet.
Exempel: offert för kakel i ett badrum på 6 m², giltig i 15 dagar.
Proformafaktura
En proforma begär betalning före leverans eller arbetets start. Kunden använder den för att betala, men den är ingen faktura och bokförs inte som intäkt.
Den används till exempel när kunden vill betala innan material beställs.
Förskottsfaktura
När du får en förskottsbetalning skickar du en förskottsfaktura i stället för eller efter proforman. Den bokförs och dras senare av på slutfakturan. Läs mer i vår artikel om förskottsfakturan.
Faktura
Fakturan visar utfört arbete eller leverans. Kunden betalar utifrån den och du bokför den som intäkt. Den ska innehålla alla uppgifter som krävs i ditt land.
Koppla ihop utan att skriva om
Det vanliga misstaget: offert i Word, faktura i Excel, allt skrivs två gånger. När dokumenten hänger ihop ser flödet ut så här:
- du skickar offerten,
- kunden signerar i mobilen,
- från offerten skapar du förskottsfakturan,
- när jobbet är klart skickar du slutfakturan och förskottet dras av automatiskt.
I AdBooks är det några klick, utan att skriva om några poster.
Vanliga frågor
Är en offert bindande?
En offert är ett förslag. När kunden godkänner den, särskilt med signatur, blir den grunden för avtalet under giltighetstiden.
Är en proforma en faktura?
Nej. Den används för förskottsbetalning och bokförs inte som faktura. För en mottagen betalning skickas en förskottsfaktura.
Kan jag göra om en offert till faktura?
Ja. I AdBooks blir en godkänd offert en förskotts- eller slutfaktura med ett klick.