Кошторис, проформу й рахунок часто плутають, хоча в кожного документа своє завдання. Ось коли використовувати який і як пов’язати їх, щоб нічого не набирати двічі.
Коротко
- Кошторис пропонує роботи й ціну до згоди клієнта.
- Проформа просить передоплату й не є обліковим документом.
- Рахунок фіксує виконану роботу чи отриману оплату.
- Найшвидше — перетворити прийнятий кошторис на рахунок.
Кошторис
Кошторис — ваша пропозиція: що ви зробите, за скільки й на яких умовах. Його надсилають до погодження замовлення. Він має строк дії, і коли клієнт його приймає (краще з підписом), він стає основою домовленості.
Приклад: кошторис на плитку у ванній 6 м², діє 15 днів.
Проформа
Проформа просить оплату до постачання чи початку робіт. Клієнт використовує її для оплати, але сама по собі вона не рахунок і не обліковується як виручка.
Її використовують, наприклад, коли клієнт хоче оплатити до замовлення матеріалів.
Рахунок на аванс
Коли ви отримали передоплату, замість проформи або після неї виставляють рахунок на аванс. Він обліковується й потім віднімається з підсумкового рахунку. Докладніше — у нашій статті про рахунок на аванс.
Рахунок
Рахунок фіксує виконану роботу чи постачання. Клієнт платить за ним, а ви обліковуєте його як виручку. Він має містити всі обов’язкові реквізити вашої країни.
Як пов’язати без передруку
Типова помилка: кошторис у Word, рахунок в Excel, усе набирається двічі. Коли документи пов’язані, усе виглядає так:
- ви надсилаєте кошторис,
- клієнт підписує його на телефоні,
- із кошторису ви створюєте рахунок на аванс,
- після завершення виставляєте підсумковий рахунок, а аванс віднімається сам.
В AdBooks це кілька кліків, без повторного введення позицій.
Часті питання
Чи зобов’язує кошторис?
Кошторис — це пропозиція. Після прийняття клієнтом, особливо з підписом, він стає основою домовленості в межах строку дії.
Проформа — це рахунок?
Ні. Вона служить для передоплати й не обліковується як рахунок. За отриману оплату виставляють рахунок на аванс.
Чи можна перетворити кошторис на рахунок?
Так. В AdBooks прийнятий кошторис одним кліком стає авансовим чи підсумковим рахунком.