Рахунок на аванс позбавляє вас оплати матеріалів і обладнання з власної кишені до того, як заплатить клієнт. Ось що це за документ, коли його виставляти й як без помилок зарахувати аванс у підсумковому рахунку.
Коротко
- Рахунок на аванс виставляють на оплату до завершення робіт.
- У ньому ті самі дані, що й у звичайному рахунку, з чіткою позначкою «аванс».
- У підсумковому рахунку аванс віднімається, клієнт платить решту.
- Найчастіша помилка — аванс забули або відняли двічі.
Що таке рахунок на аванс
Рахунком на аванс ви просите в клієнта частину суми наперед, до початку або під час робіт. Найчастіше — на матеріали, обладнання чи вироби на замовлення, коли витрати з’являються раніше, ніж робота закінчена.
На відміну від проформи, яка лише повідомляє ціну, рахунок на аванс — обліковий документ.
Коли виставляти
- До початку робіт, коли треба купити матеріал (плитку, котел, вікна, кухню на замовлення).
- На довгих об’єктах, поетапно, наприклад після чорнових робіт і після комунікацій.
- З новими клієнтами, коли ви ще не знаєте, як вони платять.
Зазвичай аванс 30–50 %, а при роботі на замовлення до 50 %, бо матеріал не повернеш.
Що має бути в рахунку
- ваші дані й дані клієнта
- номер і дата з позначкою «рахунок на аванс»
- посилання на кошторис або договір
- сума авансу (відсоток або фіксована), сума без податку й податок, якщо ви платник
- строк і спосіб оплати
Податкові правила для авансів різняться в різних країнах — дотримуйтеся тих, що діють для вашої фірми.
Як зарахувати аванс
Коли роботу завершено, ви виставляєте підсумковий рахунок на повну суму й віднімаєте вже сплачений аванс. Клієнт платить лише різницю.
Приклад: замовлення 10 000 €, аванс 30 % = 3 000 €. Підсумковий рахунок: 10 000 € мінус аванс 3 000 € = 7 000 € до сплати.
Вкажіть у підсумковому рахунку номер рахунку на аванс, щоб клієнт і бухгалтер бачили зв’язок документів.
Типові помилки
- Аванс забули, і клієнт отримав рахунок на всю суму.
- Аванс відняли двічі, наприклад за кількох авансових рахунків.
- Суму рахували вручну й неправильно округлили.
- У рахунку на аванс немає посилання на кошторис, і потім ніхто не пам’ятає, до чого він.
В AdBooks
У прийнятому кошторисі виберіть «Перетворити на рахунок», вкажіть відсоток — AdBooks розрахує суму й податок. У підсумковому рахунку аванс відніметься автоматично, а його номер буде вказано.
Часті питання
Який аванс звичайний?
Зазвичай 30–50 %, залежно від частки матеріалів. При роботі на замовлення зазвичай більше.
Проформа і рахунок на аванс — те саме?
Ні. Проформа повідомляє ціну, а рахунок на аванс оформлює передоплату й відображається в обліку.
Як зарахувати аванс у підсумковому рахунку?
Вкажіть повну суму, відніміть сплачений аванс і номер авансового рахунку. Клієнт платить різницю.