Для малого бізнесу неоплачений рахунок - не просто неприємність: матеріали, пальне й зарплати вже оплачені, а грошей немає. Затримки оплати - одна з найчастіших причин проблем у невеликих компаній, навіть коли роботи вистачає. Ці десять порад допоможуть вам швидше отримувати гроші, не псуючи стосунків із клієнтами.
Коротко
- Погодьте умови оплати до початку робіт і впишіть їх у пропозицію.
- На великих замовленнях беріть аванс і виставляйте рахунок одразу після завершення.
- Спростіть оплату: зрозумілий рахунок, IBAN, онлайн-оплата.
- Використовуйте автоматичні ввічливі нагадування замість незручних дзвінків.
1. Зафіксуйте умови оплати в пропозиції
Умови оплати ніколи не мають бути сюрпризом. Впишіть їх у пропозицію: строк, аванс, спосіб оплати. Підписуючи пропозицію, клієнт приймає й умови. Докладніше - у посібнику як скласти пропозицію, яку прийме клієнт.
2. Беріть аванс на великих замовленнях
На роботах із дорогими матеріалами аванс 30-50 % - норма в більшості професій. Ви не фінансуєте проєкт клієнта, а клієнт, який вніс аванс, налаштований серйозно. В AdBooks ви вказуєте відсоток, сума й ПДВ рахуються автоматично, а аванс віднімається від підсумкового рахунку.
3. Виставляйте рахунок одразу
Кожен день між завершенням робіт і надсиланням рахунку подовжує очікування. Надішліть рахунок того ж дня - найкраще просто з об'єкта, з телефона.
4. Зробіть рахунок абсолютно зрозумілим
Зрозумілий рахунок оплачують швидше. У ньому мають бути номер, строк оплати, чіткий опис робіт, ваші реквізити (IBAN) і призначення платежу. Рахунки, що викликають запитання, лежать у стосі, доки в когось не знайдеться час вам зателефонувати.
5. Коротші строки оплати
30 днів - це звичка, а не закон природи. Для приватних клієнтів і невеликих робіт 7 або 14 днів цілком розумно. Що коротший строк, то раніше ви побачите гроші.
6. Спростіть оплату
Що менше кроків, то швидша оплата. Надішліть рахунок посиланням, яке клієнт відкриє в телефоні, і запропонуйте крім переказу онлайн-оплату карткою або через PayPal. Багато хто платить одразу, якщо це займає десять секунд.
Отримуйте оплату швидше з AdBooks: онлайн-оплата, захищені посилання через WhatsApp і Viber та автоматичні нагадування. Спробуйте безкоштовно 14 днів.
7. Надсилайте автоматичні нагадування
Ніхто не любить ганятися за грошима. Автоматичні нагадування роблять це за вас - ввічливо й вчасно: одне нагадування до строку й кілька після. В AdBooks вони надсилаються мовою документа, тож іноземні клієнти отримують їх своєю мовою.
8. На довгих проєктах виставляйте рахунки поетапно
На роботах, що тривають тижні чи місяці, не чекайте кінця. Виставляйте рахунки за етапами - наприклад, за відсотком виконання, - щоб гроші надходили в міру просування робіт.
9. Стежте, хто скільки винен
Не можна стягнути те, чого не бачиш. Тримайте перед очима відкриті, прострочені й оплачені рахунки та перевіряйте їх щотижня. Десять хвилин у понеділок зранку можуть принести тисячі.
10. Заохочуйте добрих платників
Клієнти, які платять вчасно, на вагу золота. Дякуйте їм, ставте в пріоритет у графіку й інколи давайте невелику знижку на наступне замовлення. Лояльні клієнти, які добре платять, - найкраща основа здорового бізнесу.
Часті запитання
Який строк оплати вважається нормальним?
Для приватних клієнтів 7-14 днів, для компаній 14-30 днів. Головне - щоб строк був погоджений заздалегідь і вказаний у пропозиції та рахунку.
Коли надсилати перше нагадування?
Добре працює дружнє нагадування за кілька днів до строку, далі нагадування через кілька днів і через один-два тижні після. Автоматичні нагадування тримають цей ритм.
Чи можна нараховувати пеню за прострочення?
У ЄС директива про прострочення платежів дозволяє законні відсотки за прострочення між компаніями. Правила для приватних клієнтів залежать від країни - уточніть у бухгалтера.
Чи відлякує аванс клієнтів?
Рідко, якщо його чітко пояснити. Більшість клієнтів розуміє, що матеріали треба оплатити до початку робіт.
Висновок
Швидка оплата - це система, а не удача: зрозумілі умови в пропозиції, аванс на великих замовленнях, рахунок того ж дня, проста оплата й автоматичні нагадування. Налаштуйте це один раз - і ваш грошовий потік буде вдячний щомісяця.