Більшість клієнтів платять із запізненням не зі зла, а просто забувають. Тому перший контакт має бути ввічливим, а кожен наступний трохи твердішим. Ось коли надсилати яке нагадування, з готовими текстами.
Коротко
- Нагадування надішліть за кілька днів до строку, а не після.
- Перше повідомлення — через 1–3 дні після строку, ввічливо.
- Друге — через 7–10 днів, з чітким новим строком.
- Останнє називає подальші кроки — спокійно й без погроз.
Нагадування до строку
Найпростіший спосіб уникнути прострочки — нагадування за 2–3 дні до строку. Це звучить не як вимога, а як сервіс.
Добрий день, коротко нагадуємо: строк оплати рахунку № 2026-0152 на 1 250,00 € — 15 листопада. Переглянути й оплатити рахунок можна за посиланням нижче. Дякуємо й гарного дня.
Перше повідомлення: через 1–3 дні
Досі ввічливо. Виходьте з того, що клієнт забув.
Добрий день, за нашими даними рахунок № 2026-0152 на 1 250,00 € зі строком оплати 15 листопада ще не оплачено. Якщо ви вже оплатили, просто проігноруйте це повідомлення. Якщо ні, просимо оплатити протягом 5 днів. Дякуємо.
Друге повідомлення: через 7–10 днів
Тепер конкретніше: новий строк і прохання відповісти.
Добрий день, рахунок № 2026-0152 на 1 250,00 € прострочено на 10 днів. Просимо оплатити його до 30 листопада або повідомити, якщо з рахунком є проблема, щоб вирішити її разом.
Останнє повідомлення
Спокійно, без погроз, але ясно, що буде далі.
Добрий день, попри попередні нагадування рахунок № 2026-0152 на 1 250,00 € досі не оплачено. Просимо оплатити його протягом 8 днів. Якщо оплата не надійде, ми будемо змушені розпочати стягнення заборгованості.
Які кроки можливі після останнього повідомлення, залежить від законів вашої країни. Обіцяйте лише реальне.
Поради для швидшої оплати
- У кожне повідомлення додавайте посилання на рахунок і оплату карткою.
- Пишіть туди, де клієнт справді читає: WhatsApp чи Viber, а не лише e-mail.
- Завжди вказуйте номер рахунку, суму й строк.
- Нагадуйте не вручну «коли згадаєте», а за графіком.
Нагадування, що йдуть самі
В AdBooks нагадування й три повідомлення надсилаються автоматично за графіком, який ви задасте. Щойно клієнт платить, надсилання припиняється, і вам не треба стежити, хто запізнюється.
Часті питання
Коли надсилати перше повідомлення?
Через один–три дні після строку оплати, ввічливо, виходячи з того, що клієнт забув.
Скільки нагадувань надсилати?
Зазвичай нагадування до строку й три повідомлення: одразу після строку, через 7–10 днів і останнє зі строком і подальшими кроками.
Чи можна надсилати їх автоматично?
Так. В AdBooks нагадування йдуть за графіком і зупиняються, коли клієнт платить.