Preventivo, proforma e fattura si confondono spesso, ma ognuno ha uno scopo diverso. Ecco quando usare quale documento e come collegarli per non riscrivere nulla due volte.
In breve
- Il preventivo propone lavoro e prezzo prima che il cliente accetti.
- La proforma chiede un pagamento anticipato e non è un documento contabile.
- La fattura documenta un lavoro eseguito o un pagamento ricevuto.
- Il modo più veloce: trasformare il preventivo accettato in fattura.
Preventivo
Il preventivo è la tua proposta: cosa farai, a quale prezzo e a quali condizioni. Lo mandi prima che il lavoro sia concordato. Ha una validità e, quando il cliente lo accetta (meglio se firmato), diventa la base dell’accordo.
Esempio: preventivo per piastrelle in un bagno di 6 m², valido 15 giorni.
Fattura proforma
La proforma chiede il pagamento prima della consegna o dell’inizio lavori. Il cliente la usa per pagare, ma non è una fattura e non si registra come ricavo.
Si usa, per esempio, quando il cliente vuole pagare prima dell’ordine del materiale.
Fattura di acconto
Quando ricevi un pagamento anticipato, emetti una fattura di acconto al posto della proforma o dopo. Si registra e poi si scala dalla fattura finale. Approfondisci nel nostro articolo sulla fattura di acconto.
Fattura
La fattura documenta un lavoro eseguito o una consegna. Il cliente paga in base a essa e tu la registri come ricavo. Deve contenere tutti i dati obbligatori nel tuo paese.
Collegarli senza riscrivere
L’errore tipico: preventivo in Word, fattura in Excel, tutto scritto due volte. Con i documenti collegati il percorso è:
- invii il preventivo,
- il cliente lo firma sul telefono,
- dal preventivo crei la fattura di acconto,
- a fine lavori emetti la fattura a saldo e l’acconto si scala da solo.
In AdBooks bastano pochi clic, senza riscrivere voci.
Domande frequenti
Il preventivo è vincolante?
È una proposta. Una volta accettato, soprattutto se firmato, diventa la base dell’accordo per la sua validità.
La proforma è una fattura?
No. Serve per il pagamento anticipato e non si registra come fattura. Per un pagamento ricevuto si emette fattura di acconto.
Posso trasformare un preventivo in fattura?
Sì. In AdBooks un preventivo accettato diventa fattura di acconto o a saldo con un clic.