Offerte, proformafactuur en factuur worden vaak door elkaar gehaald, terwijl elk een ander doel heeft. Hier lees je wanneer je welk document gebruikt en hoe je ze koppelt zodat je niets dubbel typt.
In het kort
- Een offerte stelt werk en prijs voor, voordat de klant akkoord is.
- Een proforma vraagt om vooruitbetaling en is geen boekhoudkundig stuk.
- Een factuur legt geleverd werk of een ontvangen betaling vast.
- Het snelst: de geaccepteerde offerte omzetten in een factuur.
Offerte
De offerte is je voorstel: wat je doet, voor welke prijs en onder welke voorwaarden. Je stuurt hem voordat de klus is afgesproken. Hij heeft een geldigheid en wordt, als de klant hem accepteert (bij voorkeur getekend), de basis van de afspraak.
Voorbeeld: offerte voor tegelwerk in een badkamer van 6 m², 15 dagen geldig.
Proformafactuur
Een proforma vraagt om betaling vóór levering of start van het werk. De klant gebruikt hem om te betalen, maar het is geen factuur en wordt niet als omzet geboekt.
Je gebruikt hem bijvoorbeeld als de klant wil betalen voordat materiaal besteld wordt.
Voorschotfactuur
Ontvang je een vooruitbetaling, dan stuur je in plaats van of na de proforma een voorschotfactuur. Die wordt geboekt en later verrekend met de eindfactuur. Meer in ons artikel over de voorschotfactuur.
Factuur
De factuur legt geleverd werk of een levering vast. De klant betaalt op basis daarvan, en jij boekt hem als omzet. Er moeten alle verplichte gegevens op staan die in jouw land gelden.
Koppelen zonder overtypen
De typische fout: offerte in Word, factuur in Excel, alles twee keer typen. Zijn de documenten gekoppeld, dan gaat het zo:
- je stuurt de offerte,
- de klant tekent op zijn telefoon,
- vanuit de offerte maak je de voorschotfactuur,
- na afronding stuur je de eindfactuur en wordt het voorschot automatisch verrekend.
In AdBooks zijn dat een paar klikken, zonder posten over te typen.
Veelgestelde vragen
Is een offerte bindend?
Een offerte is een voorstel. Accepteert de klant hem, vooral getekend, dan wordt het binnen de geldigheid de basis van de afspraak.
Is een proforma een factuur?
Nee. Hij dient voor vooruitbetaling en wordt niet als factuur geboekt. Voor een ontvangen betaling stuur je een voorschotfactuur.
Kan ik een offerte omzetten in een factuur?
Ja. In AdBooks wordt een geaccepteerde offerte met één klik een voorschot- of eindfactuur.