Faktura zaliczkowa chroni cię przed płaceniem za materiał i sprzęt z własnej kieszeni, zanim klient zapłaci. Oto czym jest, kiedy ją wystawić i jak bez błędów rozliczyć ją w fakturze końcowej.
W skrócie
- Fakturę zaliczkową wystawia się na wpłatę przed zakończeniem pracy.
- Zawiera te same dane co zwykła faktura i jest wyraźnie oznaczona jako zaliczkowa.
- W fakturze końcowej zaliczkę się odejmuje, a klient płaci resztę.
- Najczęstszy błąd: zaliczka zapomniana albo odjęta dwa razy.
Czym jest faktura zaliczkowa
Fakturą zaliczkową prosisz klienta o część kwoty z góry, przed lub w trakcie prac. Stosuje się ją głównie przy materiale, sprzęcie lub pracach na wymiar, gdy ponosisz koszty, zanim zlecenie się skończy.
W odróżnieniu od faktury pro forma, która tylko informuje o cenie, faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym.
Kiedy ją wystawić
- Przed rozpoczęciem prac, gdy musisz kupić materiał (płytki, kocioł, okna, kuchnię na wymiar).
- Przy dłuższych zleceniach, etapami, np. po stanie surowym i po instalacjach.
- Przy nowych klientach, których rzetelności jeszcze nie znasz.
Typowo 30–50 %, a przy pracach na wymiar do 50 %, bo materiału nie da się zwrócić.
Co musi zawierać
- twoje dane i dane klienta
- numer i datę, z oznaczeniem „faktura zaliczkowa”
- odniesienie do oferty lub umowy
- kwotę zaliczki (procent lub kwota), netto i VAT, jeśli jesteś płatnikiem
- termin i sposób płatności
Zasady podatkowe dotyczące zaliczek różnią się w zależności od kraju; stosuj te, które obowiązują twoją firmę.
Jak rozliczyć zaliczkę
Po zakończeniu prac wystawiasz fakturę końcową na pełną kwotę i odejmujesz wpłaconą zaliczkę. Klient płaci tylko różnicę.
Przykład: zlecenie 10 000 €, zaliczka 30 % = 3000 €. Faktura końcowa: 10 000 € minus zaliczka 3000 € = 7000 € do zapłaty.
Na fakturze końcowej podaj numer faktury zaliczkowej, aby klient i księgowa widzieli powiązanie.
Częste błędy
- Zaliczka zostaje zapomniana i klient dostaje fakturę na całość.
- Zaliczka jest odjęta dwa razy, np. przy kilku fakturach zaliczkowych.
- Kwota jest liczona ręcznie i źle zaokrąglona.
- Faktura zaliczkowa nie odnosi się do oferty i później nikt nie wie, czego dotyczy.
W AdBooks
Z zaakceptowanej oferty wybierz „Zamień na fakturę”, wpisz procent zaliczki, a AdBooks policzy kwotę i podatek. W fakturze końcowej zaliczka odejmuje się sama, a jej numer zostaje podany.
Najczęstsze pytania
Jaka zaliczka jest typowa?
Zwykle 30–50 %, zależnie od udziału materiału. Przy pracach na wymiar zwykle wyższa.
Czy pro forma to to samo co faktura zaliczkowa?
Nie. Pro forma informuje o cenie, a faktura zaliczkowa dokumentuje wpłatę z góry i trafia do księgowości.
Jak rozliczyć zaliczkę w fakturze końcowej?
Podaj pełną kwotę, odejmij wpłaconą zaliczkę i wpisz numer faktury zaliczkowej. Klient płaci różnicę.