Dla małej firmy niezapłacona faktura to nie tylko kłopot - materiał, paliwo i wypłaty są już opłacone, a pieniądze nie wpływają. Opóźnienia w płatnościach to jedna z najczęstszych przyczyn problemów małych firm, nawet gdy pracy nie brakuje. Te dziesięć porad pomoże Ci szybciej dostawać pieniądze, bez psucia relacji z klientami.
W skrócie
- Ustal warunki płatności przed rozpoczęciem prac i wpisz je do oferty.
- Przy większych zleceniach bierz zaliczkę i wystawiaj fakturę od razu po zakończeniu.
- Ułatw płacenie: czytelna faktura, IBAN, płatność online.
- Korzystaj z automatycznych, uprzejmych przypomnień zamiast niezręcznych telefonów.
1. Ustal warunki płatności w ofercie
Warunki płatności nigdy nie powinny być niespodzianką. Wpisz je do oferty: termin, zaliczka, forma płatności. Podpisując ofertę, klient akceptuje też warunki. Więcej w poradniku jak napisać ofertę, którą klient zaakceptuje.
2. Bierz zaliczkę przy większych zleceniach
Przy pracach z drogim materiałem zaliczka 30-50 % jest normalna w większości branż. Nie finansujesz projektu klienta, a klient, który wpłacił zaliczkę, jest zaangażowany. W AdBooks wpisujesz procent, kwota i VAT liczą się same, a zaliczka jest automatycznie odliczana od faktury końcowej.
3. Wystawiaj fakturę od razu
Każdy dzień między zakończeniem prac a wysłaniem faktury wydłuża czekanie. Wyślij fakturę tego samego dnia - najlepiej prosto z budowy, w telefonie.
4. Niech faktura będzie całkowicie jasna
Jasna faktura jest szybciej opłacana. Powinna zawierać numer, termin płatności, czytelny opis prac, Twój numer konta i tytuł przelewu. Faktury, które budzą pytania, leżą na stosie, aż ktoś znajdzie czas, żeby do Ciebie zadzwonić.
5. Krótsze terminy płatności
30 dni to przyzwyczajenie, a nie prawo natury. Dla klientów prywatnych i małych zleceń 7 lub 14 dni jest rozsądne. Im krótszy termin, tym szybciej widzisz pieniądze.
6. Ułatw płacenie
Im mniej kroków, tym szybsza płatność. Wyślij fakturę jako link, który klient otworzy w telefonie, i zaproponuj obok przelewu płatność online kartą lub PayPalem. Wielu klientów płaci od razu, gdy zajmuje to dziesięć sekund.
Szybciej dostawaj zapłatę z AdBooks: płatność online, bezpieczne linki przez WhatsApp i Viber oraz automatyczne przypomnienia. Wypróbuj za darmo przez 14 dni.
7. Wysyłaj automatyczne przypomnienia
Nikt nie lubi gonić za pieniędzmi. Automatyczne przypomnienia robią to za Ciebie - uprzejmie i na czas: jedno przypomnienie przed terminem i ponaglenia po nim. W AdBooks przypomnienia idą w języku dokumentu, więc klienci z zagranicy dostają je w swoim języku.
8. Przy długich projektach fakturuj etapami
Przy pracach trwających tygodnie lub miesiące nie czekaj do końca. Fakturuj etapami - na przykład według procentu zaawansowania - żeby pieniądze wpływały w trakcie prac.
9. Pilnuj, kto ile jest winien
Nie odzyskasz tego, czego nie widzisz. Miej przegląd faktur otwartych, przeterminowanych i opłaconych i sprawdzaj go co tydzień. Dziesięć minut w poniedziałek rano może przynieść tysiące.
10. Nagradzaj dobrych płatników
Klienci płacący na czas są na wagę złota. Podziękuj im, daj pierwszeństwo w grafiku i czasem mały rabat na kolejne zlecenie. Lojalni klienci, którzy dobrze płacą, to najlepszy fundament zdrowej firmy.
Najczęstsze pytania
Jaki termin płatności jest typowy?
Dla klientów prywatnych 7-14 dni, dla firm 14-30 dni. Ważne, żeby termin był ustalony z góry i wpisany na ofercie i fakturze.
Kiedy wysłać pierwsze przypomnienie?
Dobrze działa przyjazne przypomnienie kilka dni przed terminem, a potem ponaglenia kilka dni oraz tydzień-dwa po terminie. Automatyczne przypomnienia trzymają ten rytm.
Czy mogę naliczać odsetki za opóźnienie?
W UE dyrektywa w sprawie opóźnień w płatnościach pozwala na odsetki ustawowe między firmami. Zasady dla klientów prywatnych różnią się w zależności od kraju - sprawdź z księgową.
Czy zaliczka odstrasza klientów?
Rzadko, jeśli jest jasno wytłumaczona. Większość klientów rozumie, że materiał trzeba opłacić przed rozpoczęciem prac.
Podsumowanie
Szybka zapłata to system, a nie szczęście: jasne warunki w ofercie, zaliczki przy większych zleceniach, faktura tego samego dnia, łatwe płacenie i automatyczne przypomnienia. Ustaw to raz, a Twoja płynność finansowa podziękuje Ci co miesiąc.