Większość klientów nie płaci po terminie ze złej woli, tylko zapomina. Dlatego pierwszy kontakt powinien być uprzejmy, a każdy kolejny trochę stanowczy. Oto kiedy wysłać które wezwanie, z gotowymi tekstami.
W skrócie
- Przypomnienie wyślij kilka dni przed terminem, nie po.
- Pierwsze wezwanie 1–3 dni po terminie, uprzejmie.
- Drugie po 7–10 dniach, z jasnym nowym terminem.
- Ostatnie wezwanie zapowiada kolejne kroki, spokojnie i bez gróźb.
Przypomnienie przed terminem
Najprostszy sposób, by faktura się nie spóźniła: przypomnienie 2–3 dni przed terminem. Nie brzmi jak wezwanie, tylko jak uprzejmość.
Dzień dobry, krótkie przypomnienie: termin płatności faktury nr 2026-0152 na kwotę 1250,00 € mija 15 listopada. Fakturę można zobaczyć i opłacić pod linkiem poniżej. Dziękuję i pozdrawiam.
Pierwsze wezwanie: 1–3 dni po terminie
Nadal uprzejmie. Załóż, że klient zapomniał.
Dzień dobry, według naszych danych faktura nr 2026-0152 na kwotę 1250,00 €, płatna do 15 listopada, nie została jeszcze opłacona. Jeśli płatność została już wysłana, proszę zignorować tę wiadomość. W przeciwnym razie prosimy o zapłatę w ciągu 5 dni. Dziękujemy.
Drugie wezwanie: 7–10 dni po terminie
Teraz konkretniej: nowy termin i prośba o odpowiedź.
Dzień dobry, faktura nr 2026-0152 na kwotę 1250,00 € jest przeterminowana o 10 dni. Prosimy o zapłatę najpóźniej do 30 listopada lub informację, jeśli z fakturą jest jakiś problem, abyśmy wspólnie go rozwiązali.
Ostatnie wezwanie
Spokojnie, bez gróźb, ale jasno, co dalej.
Dzień dobry, mimo wcześniejszych wezwań faktura nr 2026-0152 na kwotę 1250,00 € nadal nie jest opłacona. Prosimy o zapłatę w ciągu 8 dni. Jeśli do tego czasu płatność nie wpłynie, będziemy zmuszeni rozpocząć windykację należności.
Jakie kroki możesz podjąć po ostatnim wezwaniu, zależy od prawa w twoim kraju. Zapowiadaj tylko to, co realne.
Wskazówki dla szybszej zapłaty
- W każdej wiadomości daj link do faktury i płatności kartą.
- Wysyłaj tam, gdzie klient naprawdę czyta: WhatsApp lub Viber, nie tylko e-mail.
- Zawsze podawaj numer faktury, kwotę i termin.
- Nie przypominaj ręcznie, gdy sobie przypomnisz, tylko według harmonogramu.
Przypomnienia, które idą same
W AdBooks przypomnienie i trzy wezwania wysyłają się automatycznie według harmonogramu, który ustawisz. Gdy klient zapłaci, wysyłka się zatrzymuje, a ty nie musisz pilnować, kto się spóźnia.
Najczęstsze pytania
Kiedy wysłać pierwsze wezwanie?
Od jednego do trzech dni po terminie, uprzejmie, zakładając, że klient zapomniał.
Ile wezwań wysłać?
Zwykle przypomnienie przed terminem i trzy wezwania: zaraz po terminie, po 7–10 dniach i ostatnie z terminem i kolejnymi krokami.
Czy można wysyłać je automatycznie?
Tak. W AdBooks przypomnienie i wezwania idą według harmonogramu i zatrzymują się, gdy klient zapłaci.