Oferta, pro forma i faktura często się mylą, a każda ma inny cel. Oto kiedy używać którego dokumentu i jak je połączyć, by niczego nie wpisywać dwa razy.
W skrócie
- Oferta proponuje pracę i cenę, zanim klient się zgodzi.
- Pro forma prosi o płatność z góry i nie jest dokumentem księgowym.
- Faktura dokumentuje wykonaną pracę lub otrzymaną wpłatę.
- Najszybciej: zamienić zaakceptowaną ofertę w fakturę.
Oferta
Oferta to twoja propozycja: co zrobisz, za ile i na jakich warunkach. Wysyłasz ją, zanim zlecenie zostanie uzgodnione. Ma termin ważności, a gdy klient ją przyjmie (najlepiej podpisem), staje się podstawą ustaleń.
Przykład: oferta na płytki w łazience 6 m², ważna 15 dni.
Faktura pro forma
Pro forma prosi o płatność przed dostawą lub rozpoczęciem prac. Klient używa jej do przelewu, ale sama w sobie nie jest fakturą i nie jest księgowana jako przychód.
Stosuje się ją np. wtedy, gdy klient chce zapłacić przed zamówieniem materiału.
Faktura zaliczkowa
Gdy otrzymasz wpłatę z góry, zamiast pro formy lub po niej wystawiasz fakturę zaliczkową. Jest księgowana i później rozliczana w fakturze końcowej. Więcej w naszym artykule o fakturze zaliczkowej.
Faktura
Faktura dokumentuje wykonaną pracę lub dostawę. Klient płaci na jej podstawie, a ty księgujesz ją jako przychód. Musi zawierać wszystkie dane wymagane w twoim kraju.
Jak je połączyć bez przepisywania
Typowy błąd: oferta w Wordzie, faktura w Excelu, wszystko wpisywane dwa razy. Gdy dokumenty są połączone, wygląda to tak:
- wysyłasz ofertę,
- klient podpisuje ją na telefonie,
- z oferty tworzysz fakturę zaliczkową,
- po zakończeniu wystawiasz fakturę końcową, a zaliczka odejmuje się sama.
W AdBooks to kilka kliknięć, bez ponownego wpisywania pozycji.
Najczęstsze pytania
Czy oferta jest wiążąca?
Oferta to propozycja. Po przyjęciu przez klienta, zwłaszcza z podpisem, staje się podstawą ustaleń w okresie ważności.
Czy pro forma to faktura?
Nie. Służy do płatności z góry i nie jest księgowana jako faktura. Za otrzymaną wpłatę wystawia się fakturę zaliczkową.
Czy mogę zamienić ofertę w fakturę?
Tak. W AdBooks zaakceptowana oferta jednym kliknięciem staje się fakturą zaliczkową lub końcową.