Счёт на аванс избавляет вас от оплаты материалов и оборудования из своего кармана до того, как заплатит клиент. Вот что это за документ, когда его выставлять и как без ошибок зачесть аванс в итоговом счёте.
Коротко
- Счёт на аванс выставляют на оплату до завершения работ.
- В нём те же данные, что и в обычном счёте, с чёткой пометкой «аванс».
- В итоговом счёте аванс вычитается, клиент платит остаток.
- Самая частая ошибка — аванс забыли или вычли дважды.
Что такое счёт на аванс
Счётом на аванс вы просите у клиента часть суммы заранее, до начала или во время работ. Чаще всего — на материалы, оборудование или изделия на заказ, когда расходы у вас появляются раньше, чем работа закончена.
В отличие от проформы, которая лишь сообщает цену, счёт на аванс — учётный документ.
Когда выставлять
- До начала работ, когда нужно купить материал (плитку, котёл, окна, кухню на заказ).
- На длинных объектах, поэтапно, например после черновых работ и после коммуникаций.
- С новыми клиентами, когда вы ещё не знаете их платёжную дисциплину.
Обычно аванс 30–50 %, а при работе на заказ до 50 %, потому что материал не вернуть.
Что должно быть в счёте
- ваши данные и данные клиента
- номер и дата с пометкой «счёт на аванс»
- ссылка на смету или договор
- сумма аванса (процент или фиксированная), сумма без налога и налог, если вы его плательщик
- срок и способ оплаты
Налоговые правила для авансов отличаются в разных странах — следуйте тем, что действуют для вашей фирмы.
Как зачесть аванс
Когда работа закончена, вы выставляете итоговый счёт на полную сумму и вычитаете уже оплаченный аванс. Клиент платит только разницу.
Пример: заказ 10 000 €, аванс 30 % = 3 000 €. Итоговый счёт: 10 000 € минус аванс 3 000 € = 7 000 € к оплате.
Укажите в итоговом счёте номер счёта на аванс, чтобы клиент и бухгалтер видели связь документов.
Типичные ошибки
- Аванс забыли, и клиент получил счёт на всю сумму.
- Аванс вычли дважды, например при нескольких авансовых счетах.
- Сумму считали вручную и неверно округлили.
- В счёте на аванс нет ссылки на смету, и потом никто не помнит, к чему он относится.
В AdBooks
В принятой смете выберите «Превратить в счёт», укажите процент — AdBooks рассчитает сумму и налог. В итоговом счёте аванс вычтется автоматически, а его номер будет указан.
Частые вопросы
Какой аванс обычен?
Обычно 30–50 %, в зависимости от доли материалов. При работе на заказ обычно больше.
Проформа и счёт на аванс — одно и то же?
Нет. Проформа сообщает цену, а счёт на аванс оформляет предоплату и отражается в учёте.
Как зачесть аванс в итоговом счёте?
Укажите полную сумму, вычтите оплаченный аванс и номер авансового счёта. Клиент платит разницу.