Для малого бизнеса неоплаченный счёт - не просто неприятность: материалы, топливо и зарплаты уже оплачены, а денег нет. Задержки оплаты - одна из самых частых причин проблем у небольших компаний, даже когда работы хватает. Эти десять советов помогут вам быстрее получать деньги, не портя отношения с клиентами.
Коротко
- Согласуйте условия оплаты до начала работ и впишите их в предложение.
- На крупных заказах берите аванс и выставляйте счёт сразу после завершения.
- Упростите оплату: понятный счёт, IBAN, онлайн-оплата.
- Используйте автоматические вежливые напоминания вместо неловких звонков.
1. Зафиксируйте условия оплаты в предложении
Условия оплаты никогда не должны быть сюрпризом. Впишите их в предложение: срок, аванс, способ оплаты. Подписывая предложение, клиент принимает и условия. Подробнее - в руководстве как составить предложение, которое примет клиент.
2. Берите аванс на крупных заказах
На работах с дорогими материалами аванс 30-50 % - норма в большинстве профессий. Вы не финансируете проект клиента, а клиент, внёсший аванс, настроен серьёзно. В AdBooks вы указываете процент, сумма и НДС считаются автоматически, а аванс вычитается из итогового счёта.
3. Выставляйте счёт сразу
Каждый день между окончанием работ и отправкой счёта удлиняет ожидание. Отправьте счёт в тот же день - лучше прямо с объекта, с телефона.
4. Сделайте счёт абсолютно понятным
Понятный счёт оплачивают быстрее. В нём должны быть номер, срок оплаты, ясное описание работ, ваши реквизиты (IBAN) и назначение платежа. Счета, вызывающие вопросы, лежат в стопке, пока у кого-то не найдётся время вам позвонить.
5. Более короткие сроки оплаты
30 дней - это привычка, а не закон природы. Для частных клиентов и небольших работ 7 или 14 дней вполне разумны. Чем короче срок, тем раньше вы увидите деньги.
6. Упростите оплату
Чем меньше шагов, тем быстрее оплата. Отправьте счёт ссылкой, которую клиент откроет в телефоне, и предложите кроме перевода онлайн-оплату картой или через PayPal. Многие платят сразу, если это занимает десять секунд.
Получайте оплату быстрее с AdBooks: онлайн-оплата, защищённые ссылки через WhatsApp и Viber и автоматические напоминания. Попробуйте бесплатно 14 дней.
7. Отправляйте автоматические напоминания
Никто не любит гоняться за деньгами. Автоматические напоминания делают это за вас - вежливо и вовремя: одно напоминание до срока и несколько после. В AdBooks они отправляются на языке документа, поэтому иностранные клиенты получают их на своём языке.
8. На длинных проектах выставляйте счета поэтапно
На работах, которые длятся недели или месяцы, не ждите конца. Выставляйте счета по этапам - например, по проценту выполнения, - чтобы деньги поступали по ходу работ.
9. Следите, кто сколько должен
Нельзя взыскать то, чего не видишь. Держите перед глазами открытые, просроченные и оплаченные счета и проверяйте их каждую неделю. Десять минут в понедельник утром могут принести тысячи.
10. Поощряйте хороших плательщиков
Клиенты, которые платят вовремя, на вес золота. Благодарите их, ставьте в приоритет в графике и иногда давайте небольшую скидку на следующий заказ. Лояльные клиенты, которые хорошо платят, - лучшая основа здорового бизнеса.
Частые вопросы
Какой срок оплаты считается нормальным?
Для частных клиентов 7-14 дней, для компаний 14-30 дней. Главное - чтобы срок был согласован заранее и указан в предложении и счёте.
Когда отправлять первое напоминание?
Хорошо работает дружелюбное напоминание за несколько дней до срока, затем напоминания через несколько дней и через одну-две недели после. Автоматические напоминания держат этот ритм.
Можно ли начислять пени за просрочку?
В ЕС директива о просрочке платежей разрешает законные проценты за просрочку между компаниями. Правила для частных клиентов зависят от страны - уточните у бухгалтера.
Отпугивает ли аванс клиентов?
Редко, если его чётко объяснить. Большинство клиентов понимает, что материалы нужно оплатить до начала работ.
Вывод
Быстрая оплата - это система, а не удача: понятные условия в предложении, аванс на крупных заказах, счёт в тот же день, простая оплата и автоматические напоминания. Настройте это один раз - и ваш денежный поток будет благодарен каждый месяц.