Смету, проформу и счёт часто путают, хотя у каждого документа своя задача. Вот когда использовать какой и как связать их, чтобы ничего не набирать дважды.
Коротко
- Смета предлагает работы и цену до согласия клиента.
- Проформа просит предоплату и не является учётным документом.
- Счёт фиксирует выполненную работу или полученную оплату.
- Быстрее всего — превратить принятую смету в счёт.
Смета
Смета — ваше предложение: что вы сделаете, за сколько и на каких условиях. Её отправляют до согласования заказа. У неё есть срок действия, и когда клиент её принимает (лучше с подписью), она становится основой договорённости.
Пример: смета на плитку в ванной 6 м², действует 15 дней.
Проформа
Проформа просит оплату до поставки или начала работ. Клиент использует её для оплаты, но сама по себе она не счёт и не учитывается как выручка.
Её используют, например, когда клиент хочет оплатить до заказа материалов.
Счёт на аванс
Когда вы получили предоплату, вместо проформы или после неё выставляется счёт на аванс. Он учитывается и затем вычитается из итогового счёта. Подробнее — в нашей статье о счёте на аванс.
Счёт
Счёт фиксирует выполненную работу или поставку. Клиент платит по нему, а вы учитываете его как выручку. Он должен содержать все обязательные реквизиты вашей страны.
Как связать без перепечатки
Типичная ошибка: смета в Word, счёт в Excel, всё набирается дважды. Когда документы связаны, всё выглядит так:
- вы отправляете смету,
- клиент подписывает её на телефоне,
- из сметы вы создаёте счёт на аванс,
- после завершения выставляете итоговый счёт, а аванс вычитается сам.
В AdBooks это несколько кликов, без повторного ввода позиций.
Частые вопросы
Смета обязывает?
Смета — это предложение. После принятия клиентом, особенно с подписью, она становится основой договорённости в пределах срока действия.
Проформа — это счёт?
Нет. Она служит для предоплаты и не учитывается как счёт. За полученную оплату выставляется счёт на аванс.
Можно ли превратить смету в счёт?
Да. В AdBooks принятая смета одним кликом становится авансовым или итоговым счётом.