Devis, pro forma et facture sont souvent confondus, alors que chacun a son rôle. Voici quand utiliser quel document et comment les relier pour ne jamais ressaisir.
En bref
- Le devis propose travaux et prix avant l’accord du client.
- La pro forma demande un paiement anticipé et n’est pas une pièce comptable.
- La facture constate des travaux réalisés ou un paiement reçu.
- Le plus rapide : transformer le devis accepté en facture.
Le devis
Le devis est votre proposition : ce que vous ferez, pour quel prix et à quelles conditions. Vous l’envoyez avant l’accord. Il a une durée de validité et, une fois accepté (idéalement signé), il devient la base de l’accord.
Exemple : devis de carrelage pour une salle de bain de 6 m², valable 15 jours.
La facture pro forma
La pro forma demande un paiement avant la livraison ou le début des travaux. Le client s’en sert pour payer, mais ce n’est pas une facture et elle n’est pas enregistrée en chiffre d’affaires.
On l’utilise par exemple quand le client veut payer avant la commande du matériel.
La facture d’acompte
Quand vous recevez un paiement anticipé, vous émettez une facture d’acompte au lieu ou après la pro forma. Elle est enregistrée puis déduite de la facture finale. Plus de détails dans notre article sur la facture d’acompte.
La facture
La facture constate des travaux réalisés ou une livraison. Le client paie sur cette base, et vous l’enregistrez en recette. Elle doit contenir toutes les mentions obligatoires de votre pays.
Les relier sans ressaisie
L’erreur courante : devis sous Word, facture sous Excel, tout est tapé deux fois. Quand les documents sont liés, le parcours est simple :
- vous envoyez le devis,
- le client le signe sur son téléphone,
- vous créez la facture d’acompte depuis le devis,
- en fin de chantier vous émettez la facture finale, l’acompte est déduit automatiquement.
Dans AdBooks, c’est quelques clics, sans ressaisir de ligne.
Questions fréquentes
Un devis engage-t-il ?
Le devis est une proposition. Accepté, surtout signé, il devient la base de l’accord pendant sa validité.
Une pro forma est-elle une facture ?
Non. Elle sert au paiement anticipé et n’est pas enregistrée comme facture. Pour un paiement reçu, on émet une facture d’acompte.
Peut-on transformer un devis en facture ?
Oui. Dans AdBooks, un devis accepté devient facture d’acompte ou facture finale en un clic.