A fatura de adiantamento evita que pague do seu bolso materiais e equipamentos antes de o cliente pagar. Eis o que é, quando a emitir e como descontá-la sem erros na fatura final.
Em resumo
- A fatura de adiantamento refere-se a um pagamento antes do fim da obra.
- Leva os mesmos dados de uma fatura normal, claramente identificada como adiantamento.
- Na fatura final o adiantamento é descontado e o cliente paga só o resto.
- O erro mais comum: esquecer o adiantamento ou descontá-lo duas vezes.
O que é uma fatura de adiantamento
Com a fatura de adiantamento pede ao cliente parte do valor antecipadamente, antes ou durante a obra. Usa-se sobretudo para materiais, equipamentos ou trabalhos por medida, quando tem custos antes de terminar.
Ao contrário da fatura pró-forma, que só informa o preço, a fatura de adiantamento é um documento contabilístico registado.
Quando emitir
- Antes de começar, quando precisa de comprar material (azulejos, caldeira, janelas, cozinha por medida).
- Em obras longas, por fases, por exemplo após a estrutura e após as instalações.
- Com clientes novos, quando ainda não conhece os seus hábitos de pagamento.
O habitual é 30 a 50 %, até 50 % em trabalhos por medida, porque o material não se devolve.
O que deve conter
- os seus dados e os do cliente
- número e data, com a indicação «fatura de adiantamento»
- referência ao orçamento ou contrato
- valor do adiantamento (percentagem ou fixo), base e IVA se aplicável
- prazo e forma de pagamento
As regras fiscais sobre adiantamentos variam de país para país: siga as que se aplicam à sua empresa.
Como se desconta
No fim, emite a fatura final pelo valor total e desconta o adiantamento já recebido. O cliente paga só a diferença.
Exemplo: obra de 10.000 €, adiantamento de 30 % = 3.000 €. Fatura final: 10.000 € menos o adiantamento de 3.000 € = 7.000 € a pagar.
Indique na fatura final o número da fatura de adiantamento, para o cliente e o contabilista verem a ligação.
Erros comuns
- O adiantamento é esquecido e o cliente recebe a fatura pelo total.
- É descontado duas vezes, por exemplo com várias faturas de adiantamento.
- O valor é calculado à mão e mal arredondado.
- A fatura de adiantamento não refere o orçamento e depois ninguém sabe a que corresponde.
No AdBooks
A partir de um orçamento aceite, escolha «Converter em fatura», indique a percentagem e o AdBooks calcula valor e imposto. Na fatura final o adiantamento é descontado sozinho e o número é indicado.
Perguntas frequentes
Que adiantamento é habitual?
Em regra 30 a 50 %, consoante o peso do material. Em trabalhos por medida costuma ser maior.
A pró-forma é o mesmo que a fatura de adiantamento?
Não. A pró-forma informa o preço; a fatura de adiantamento documenta um pagamento antecipado e é registada.
Como desconto o adiantamento na fatura final?
Indique o valor total, retire o adiantamento pago e refira o número da fatura de adiantamento. O cliente paga a diferença.