Para uma pequena empresa, uma fatura por pagar não é só um incómodo: materiais, combustível e salários já foram pagos e o dinheiro não chega. Os atrasos nos pagamentos são uma das causas mais frequentes de dificuldades nas pequenas empresas, mesmo com trabalho de sobra. Estas dez dicas ajudam-no a receber mais depressa, sem estragar a relação com os clientes.
Em resumo
- Combine as condições de pagamento antes de começar e escreva-as no orçamento.
- Peça um adiantamento nos trabalhos maiores e fature logo que terminar.
- Facilite o pagamento: fatura clara, IBAN, pagamento online.
- Use lembretes automáticos e cordiais em vez de telefonemas incómodos.
1. Defina as condições de pagamento no orçamento
As condições de pagamento nunca devem ser uma surpresa. Escreva-as no orçamento: prazo, adiantamento, forma de pagamento. Ao assinar o orçamento, o cliente aceita também as condições. Saiba mais no nosso guia como fazer um orçamento que o cliente aceita.
2. Peça adiantamento nos trabalhos maiores
Em obras com materiais caros, um adiantamento de 30-50 % é normal na maioria das profissões. Não financia o projeto do cliente, e um cliente que pagou adiantamento está comprometido. No AdBooks indica a percentagem, o valor e o IVA são calculados e o adiantamento é deduzido automaticamente da fatura final.
3. Fature de imediato
Cada dia entre o fim do trabalho e o envio da fatura aumenta a espera. Envie a fatura no próprio dia - de preferência diretamente da obra, no telemóvel.
4. Torne a fatura impossível de interpretar mal
Uma fatura clara é paga mais depressa. Deve incluir número, data de vencimento, descrição clara do trabalho, o seu IBAN e a referência de pagamento. Faturas que levantam dúvidas ficam na pilha até alguém ter tempo para lhe telefonar.
5. Prazos de pagamento mais curtos
30 dias é um hábito, não uma lei da natureza. Para particulares e trabalhos pequenos, 7 ou 14 dias são razoáveis. Quanto mais curto o prazo, mais cedo vê o dinheiro.
6. Facilite o pagamento
Menos passos, pagamento mais rápido. Envie a fatura como link que o cliente abre no telemóvel e ofereça, além da transferência, pagamento online com cartão ou PayPal. Muitos clientes pagam logo quando demora dez segundos.
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7. Envie lembretes automáticos
Ninguém gosta de andar atrás do dinheiro. Os lembretes automáticos fazem-no por si - com cortesia e a tempo: um aviso antes do vencimento e lembretes depois. No AdBooks são enviados na língua do documento, por isso os clientes estrangeiros recebem-nos na sua própria língua.
8. Fature por autos de medição em obras longas
Em trabalhos que duram semanas ou meses, não espere pelo fim. Fature por fases - por exemplo pela percentagem de execução - para que o dinheiro entre enquanto a obra avança.
9. Saiba quem lhe deve o quê
Não se pode cobrar o que não se vê. Tenha uma visão das faturas em aberto, vencidas e pagas e consulte-a todas as semanas. Dez minutos à segunda-feira de manhã podem valer milhares.
10. Recompense os bons pagadores
Clientes que pagam a tempo valem ouro. Agradeça-lhes, dê-lhes prioridade na agenda e, de vez em quando, um pequeno desconto no trabalho seguinte. Clientes fiéis que pagam bem são a melhor base de um negócio saudável.
Perguntas frequentes
Qual é um prazo de pagamento normal?
Para particulares, 7 a 14 dias; para empresas, 14 a 30 dias. O importante é que o prazo seja combinado antes e conste do orçamento e da fatura.
Quando enviar o primeiro lembrete?
Funciona bem um aviso simpático alguns dias antes do vencimento, seguido de lembretes alguns dias e uma a duas semanas depois. Os lembretes automáticos mantêm esse ritmo.
Posso cobrar juros de mora?
Na UE, a diretiva relativa aos atrasos de pagamento permite juros legais entre empresas. As regras para particulares variam de país para país - confirme com o seu contabilista.
Os adiantamentos afastam os clientes?
Raramente, se forem bem explicados. A maioria dos clientes percebe que os materiais têm de ser pagos antes do início.
Conclusão
Receber depressa é um sistema, não sorte: condições claras no orçamento, adiantamentos nos trabalhos maiores, fatura no próprio dia, pagamento simples e lembretes automáticos. Configure uma vez e a sua tesouraria agradece todos os meses.