Orçamento, pró-forma e fatura confundem-se muitas vezes, mas cada um tem a sua função. Eis quando usar cada documento e como ligá-los para não escrever nada duas vezes.
Em resumo
- O orçamento propõe trabalho e preço antes de o cliente aceitar.
- A pró-forma pede pagamento antecipado e não é documento contabilístico.
- A fatura documenta trabalho feito ou pagamento recebido.
- O mais rápido: converter o orçamento aceite em fatura.
Orçamento
O orçamento é a sua proposta: o que fará, por quanto e em que condições. Envia-o antes de a obra estar combinada. Tem validade e, quando o cliente o aceita (de preferência assinado), passa a ser a base do acordo.
Exemplo: orçamento de ladrilhos para uma casa de banho de 6 m², válido 15 dias.
Fatura pró-forma
A pró-forma pede o pagamento antes da entrega ou do início da obra. O cliente usa-a para pagar, mas não é uma fatura e não se regista como receita.
Usa-se, por exemplo, quando o cliente quer pagar antes da encomenda do material.
Fatura de adiantamento
Quando recebe um pagamento antecipado, emite uma fatura de adiantamento em vez da pró-forma ou depois dela. Fica registada e é descontada na fatura final. Saiba mais no nosso artigo sobre a fatura de adiantamento.
Fatura
A fatura documenta um trabalho realizado ou uma entrega. O cliente paga com base nela e o senhor regista-a como receita. Deve conter todos os elementos obrigatórios no seu país.
Ligá-los sem reescrever
O erro típico: orçamento em Word, fatura em Excel, tudo escrito duas vezes. Com os documentos ligados, o caminho é:
- envia o orçamento,
- o cliente assina no telemóvel,
- a partir do orçamento cria a fatura de adiantamento,
- no fim emite a fatura final e o adiantamento é descontado sozinho.
No AdBooks são poucos cliques, sem reescrever itens.
Perguntas frequentes
Um orçamento é vinculativo?
É uma proposta. Depois de aceite, sobretudo assinado, passa a ser a base do acordo durante a validade.
A pró-forma é uma fatura?
Não. Serve para pagamento antecipado e não se regista como fatura. Para um pagamento recebido emite-se fatura de adiantamento.
Posso converter um orçamento em fatura?
Sim. No AdBooks um orçamento aceite passa a fatura de adiantamento ou final num clique.