Die E-Rechnung ist längst nicht mehr nur ein Thema für Konzerne. In ganz Europa machen Staaten strukturierte elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen zur Pflicht - und ein per E-Mail verschicktes PDF ist keine E-Rechnung. Hier lesen Sie, was eine E-Rechnung ist, welche Fristen in wichtigen Ländern gelten und wie sich kleine Betriebe stressfrei vorbereiten.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei (meist XML), die die Software des Kunden automatisch einlesen kann - ein PDF reicht nicht.
- Der europäische Standard ist die EN 16931; Peppol UBL 2.1 ist eines der verbreitetsten Formate.
- Deutschland, Belgien, Frankreich, Polen und Kroatien führen die B2B-E-Rechnungspflicht schrittweise ein.
- Die EU plant die E-Rechnung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ab 2030 (ViDA).
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Statt eines Bildes der Rechnung (PDF oder Papier) erhält der Kunde eine Datei, in der jede Angabe - Verkäufer, Käufer, USt-IdNr., Positionen, Beträge, IBAN - in einem festgelegten Feld steht. Die Buchhaltungssoftware des Kunden liest sie automatisch ein, ohne Abtippen.
EN 16931 und Peppol UBL 2.1
Die EN 16931 ist die europäische Norm, die festlegt, welche Daten eine E-Rechnung enthält. Peppol UBL 2.1 ist ein weit verbreitetes XML-Format auf Basis dieser Norm, und Peppol ist zugleich ein Netzwerk, über das Unternehmen und Behörden E-Rechnungen austauschen. Auch XRechnung und ZUGFeRD basieren auf der EN 16931.
Fristen in wichtigen Ländern
Die folgenden Termine entsprechen dem Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Gesetzgeber ändern sie gelegentlich - prüfen Sie die aktuelle Lage beim Finanzamt oder mit Ihrem Steuerberater.
Deutschland
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Der Versand wird stufenweise Pflicht: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Zulässig sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD, beide auf Basis der EN 16931.
Belgien
Seit dem 1. Januar 2026 ist die E-Rechnung über Peppol für die meisten B2B-Umsätze zwischen belgischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen Pflicht.
Frankreich
Frankreich führt die E-Rechnungspflicht ab September 2026 schrittweise ein: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, große und mittlere Unternehmen müssen sie zuerst ausstellen, kleine und Kleinstunternehmen folgen ab September 2027.
Polen
Polen führt im Laufe des Jahres 2026 schrittweise das nationale System KSeF ein, über das Rechnungen zwischen Unternehmen ausgestellt werden müssen.
Kroatien
Ab 2026 verlangt Kroatien im Rahmen neuer Fiskalisierungsregeln E-Rechnungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.
EU: ViDA
Mit dem Paket "MwSt im digitalen Zeitalter" (ViDA) plant die EU ab Juli 2030 die E-Rechnungspflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU und erleichtert den Mitgliedstaaten die Einführung nationaler E-Rechnungen.
Warum die E-Rechnung für kleine Betriebe eine gute Nachricht ist
- Schnellere Zahlung - Rechnungen landen direkt im System des Kunden, ohne Verzögerung und Abtippen.
- Weniger Fehler - fehlende USt-IdNr. oder falsche IBAN fallen vor dem Versand auf.
- Weniger Papierkram - kein Drucken, Scannen und Sortieren.
- Zukunftssicher - wenn die Pflicht in Ihrem Land kommt, sind Sie schon bereit.
In fünf Schritten vorbereiten
- Kunden prüfen: Wer verlangt bereits E-Rechnungen, besonders Behörden und große Unternehmen?
- Stammdaten prüfen: korrekte USt-IdNr., Adressen und IBAN für Sie und Ihre Kunden.
- Software wählen, die EN 16931 / Peppol UBL exportiert, nicht nur PDF.
- Steuerberater fragen, welche nationalen Regeln und Fristen für Sie gelten.
- Früh testen: Senden Sie einige E-Rechnungen, bevor es Pflicht wird.
E-Rechnung in jedem Tarif enthalten: AdBooks erstellt zu jedem PDF ein Peppol-UBL-2.1-XML (EN 16931) und prüft vor dem Export IBAN, USt-IdNr. und Positionen. 14 Tage kostenlos testen.
Bitte beachten: Manche Länder verlangen zusätzlich nationale Systeme oder zertifizierte Plattformen (zum Beispiel Fiskalisierung oder KSeF). AdBooks ist nicht an nationale Fiskalisierungssysteme angebunden - klären Sie mit Ihrem Steuerberater, was in Ihrem Land gilt.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist ein elektronisches Dokument, aber keine strukturierte E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist eine maschinenlesbare Datei, meist XML, nach EN 16931.
Was ist der Unterschied zwischen Peppol und XRechnung?
Beide basieren auf der EN 16931. Peppol UBL wird europaweit genutzt und ist zugleich ein Netzwerk zum Rechnungsaustausch; XRechnung ist das deutsche nationale Format, vor allem für Behörden.
Brauche ich E-Rechnungen für Privatkunden?
In den meisten Ländern gelten die neuen Pflichten für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) und an Behörden. Für Privatkunden reicht meist weiterhin eine normale Rechnung.
Was kostet die E-Rechnung?
In vielen Rechnungsprogrammen ist sie enthalten. In AdBooks gehört der XML-Export zu jedem Tarif.
Fazit
Die E-Rechnung kommt in ganz Europa - die Frage ist nur, wann sie in Ihrem Land Pflicht wird. Betriebe, die früh umsteigen, sparen Zeit, werden schneller bezahlt und vermeiden Hektik in letzter Minute. Prüfen Sie Ihre Daten, wählen Sie eine Software mit EN-16931-Export und senden Sie E-Rechnungen, bevor Sie müssen.