Электронные счета - больше не тема только для крупных корпораций. По всей Европе страны делают обязательными структурированные электронные счета между компаниями, а PDF, отправленный по почте, электронным счётом не является. Разберём, что такое электронное выставление счетов, какие сроки действуют в важных странах и как малому бизнесу подготовиться без стресса.
Коротко
- Электронный счёт - это структурированный файл (обычно XML), который программа клиента читает автоматически; PDF недостаточно.
- Европейский стандарт - EN 16931; Peppol UBL 2.1 - один из самых распространённых форматов.
- Германия, Бельгия, Франция, Польша и Хорватия поэтапно вводят обязательные электронные счета B2B.
- ЕС планирует электронные счета для трансграничных B2B-операций с 2030 года (ViDA).
Что такое электронный счёт?
Это счёт в структурированном, машиночитаемом формате. Вместо изображения счёта (PDF или бумага) клиент получает файл, где каждое значение - продавец, покупатель, номер НДС, позиции, суммы, IBAN - находится в определённом поле. Бухгалтерская программа клиента импортирует его автоматически, без ручного ввода.
EN 16931 и Peppol UBL 2.1
EN 16931 - европейский стандарт, который определяет, какие данные содержит электронный счёт. Peppol UBL 2.1 - широко используемый XML-формат на основе этого стандарта, а Peppol - ещё и сеть, через которую компании и госорганы обмениваются счетами. На этом же стандарте основаны многие национальные форматы.
Сроки в важных странах
Даты ниже - планы, известные на момент написания. Правительства иногда их меняют, поэтому уточняйте в налоговой службе или у бухгалтера.
Германия
С 1 января 2025 года все компании должны уметь получать электронные счета от других компаний. Выставление становится обязательным поэтапно: с 2027 года для компаний с оборотом за прошлый год выше 800 000 €, с 2028 года - для всех.
Бельгия
С 1 января 2026 года электронные счета через Peppol обязательны для большинства B2B-операций между бельгийскими плательщиками НДС.
Франция
Франция вводит обязанность поэтапно с сентября 2026 года: все компании должны уметь получать электронные счета, крупные и средние первыми начинают их выставлять, малые и микропредприятия - с сентября 2027 года.
Польша и Хорватия
Польша в течение 2026 года поэтапно вводит национальную систему KSeF. Хорватия с 2026 года требует электронные счета между плательщиками НДС в рамках новых правил фискализации.
Страны Балтии
В Латвии и Эстонии также введены или готовятся требования к электронным счетам между компаниями; точные сроки уточняйте у бухгалтера.
ЕС: ViDA
Пакетом «НДС в цифровую эпоху» (ViDA) ЕС планирует с июля 2030 года сделать обязательными электронные счета для трансграничных B2B-операций внутри ЕС.
Почему это хорошая новость для малого бизнеса
- Более быстрая оплата - счета попадают прямо в систему клиента, без задержек и ручного ввода.
- Меньше ошибок - отсутствующий номер НДС или неверный IBAN видны до отправки.
- Меньше бумаг - не нужно печатать, сканировать и сортировать.
- Готовность к будущему - когда требование появится в вашей стране, вы уже готовы.
Как подготовиться за пять шагов
- Проверьте клиентов: кто уже требует электронные счета, особенно госорганы и крупные компании?
- Проверьте данные: правильные номера НДС, адреса и IBAN - ваши и клиентов.
- Выберите программу с экспортом EN 16931 / Peppol UBL, а не только PDF.
- Спросите бухгалтера, какие национальные правила и сроки касаются вас.
- Протестируйте заранее: отправьте несколько электронных счетов до того, как это станет обязательным.
Электронные счета входят в каждый тариф: AdBooks создаёт XML Peppol UBL 2.1 (EN 16931) рядом с каждым PDF и перед экспортом проверяет IBAN, номер НДС и позиции. Попробуйте бесплатно 14 дней.
Обратите внимание: в некоторых странах дополнительно требуются национальные системы или сертифицированные платформы (например, KSeF в Польше). AdBooks не подключён к национальным системам фискализации, поэтому уточните у бухгалтера, что действует в вашей стране.
Частые вопросы
Счёт в PDF - это электронный счёт?
Нет. PDF - электронный документ, но не структурированный электронный счёт. Электронный счёт - машиночитаемый файл, обычно XML, по стандарту EN 16931.
Чем Peppol отличается от XRechnung?
Оба основаны на EN 16931. Peppol UBL используется по всей Европе и одновременно является сетью обмена; XRechnung - немецкий национальный формат, в основном для госорганов.
Нужны ли электронные счета для частных клиентов?
В большинстве стран новые требования касаются счетов между компаниями (B2B) и госорганам. Частным клиентам обычно по-прежнему достаточно обычного счёта.
Сколько стоят электронные счета?
Во многих программах для счетов они уже включены. В AdBooks экспорт XML входит в каждый тариф.
Вывод
Электронные счета приходят во всю Европу - вопрос лишь в том, когда они станут обязательными в вашей стране. Компании, которые переходят раньше, экономят время, быстрее получают оплату и избегают спешки в последний момент. Проверьте данные, выберите программу с экспортом EN 16931 и начните отправлять электронные счета до того, как придётся.