Casi todas las pequeñas empresas empiezan con presupuestos y facturas en Excel o Word. Es gratis, conocido y funciona con los primeros clientes. Pero a medida que el negocio crece, la plantilla se convierte en una trampa: archivos copiados, números equivocados, cobros olvidados y tardes enteras de papeleo. Esta es una comparación honesta entre Excel y un programa de facturación, y cómo saber cuándo es el momento de cambiar.
En resumen
- Excel sirve para unas pocas facturas al mes, pero no numera, no recuerda ni comprueba nada por sí solo.
- Un programa de facturación ahorra tiempo en cada documento, reduce errores y muestra quién no ha pagado.
- Señales claras: más de 10 facturas al mes, cobros olvidados, trabajo desde el móvil, peticiones de factura electrónica.
- El cambio lleva una tarde: importe clientes y productos desde un CSV.
Lo que Excel hace bien
Seamos justos: Excel es flexible, ya lo tiene y puede construir casi cualquier cosa con él. Para un negocio nuevo con tres clientes al mes, una plantilla sencilla es un buen comienzo.
Dónde le cuesta dinero Excel
Tiempo en cada documento
Copiar el último archivo, borrar partidas antiguas, cambiar número y fecha, guardar en PDF, adjuntarlo a un correo: cada factura lleva 10-15 minutos. Con 30 facturas al mes, es una jornada entera.
Errores
Una fórmula mal, una fila olvidada en el total, el tipo de IVA equivocado, un número de factura duplicado. Los errores cuestan dinero y confianza, y los números duplicados dan problemas con Hacienda.
Sin visión de los cobros
Excel no sabe quién ha pagado. Las facturas pendientes y vencidas solo aparecen cuando las revisa a mano, y suele ser tarde.
Sin paso del presupuesto a la factura
El presupuesto aceptado hay que volver a teclearlo como factura. Los anticipos hay que calcularlos y descontarlos a mano.
No está pensado para el móvil
En la obra no puede hacer y enviar rápidamente un presupuesto desde un archivo de Excel en el móvil.
Lo que un programa de facturación hace mejor
- Numeración automática y totales e IVA correctos, siempre.
- Presupuesto a factura con un clic, con los anticipos descontados automáticamente.
- Envío como enlace por WhatsApp, Viber o correo, con firma electrónica del cliente en el móvil.
- Recordatorios automáticos de facturas vencidas.
- Visión general de ingresos, gastos y beneficio por proyecto.
- Facturas electrónicas Peppol UBL / EN 16931 junto al PDF.
- Documentos para el gestor con un clic en lugar de buscar en carpetas.
Siete señales de que es hora de cambiar
- Envía más de 10 presupuestos o facturas al mes.
- Alguna vez ha olvidado facturar un trabajo o reclamar un pago.
- Hace los presupuestos por la noche porque de día no hay tiempo.
- Quiere enviar presupuestos desde la obra, con el móvil.
- Clientes o administraciones le piden facturas electrónicas.
- Tiene un equipo y varias personas necesitan acceso.
- No sabe exactamente qué trabajo le dio dinero y cuál no.
Si se cumplen dos o más, Excel le cuesta más de lo que le costaría un programa.
Cambie en una tarde: importe clientes y productos desde un CSV, elija una plantilla y envíe su primer presupuesto. Pruebe AdBooks gratis durante 14 días, sin tarjeta y sin cargos automáticos.
¿Cuánto cuesta un programa de facturación?
Comparado con el tiempo que ahorra, muy poco. AdBooks Pro cuesta 199 € al año (IVA no incluido), unos 55 céntimos al día. Si le ahorra solo una hora al mes, se paga varias veces.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar mis clientes actuales?
Sí. Clientes y productos se importan desde un archivo CSV, que puede exportar desde Excel.
¿Qué pasa con mis facturas antiguas de Excel?
Guárdelas archivadas como hasta ahora. En el programa, continúe la numeración con el siguiente número de su serie.
¿Tengo que instalar algo?
No. AdBooks funciona en el navegador, en el ordenador y en el móvil, sin instalación.
¿Están seguros mis datos?
AdBooks guarda los datos en servidores en Alemania, con conexión cifrada y copias de seguridad periódicas, y puede exportarlos en cualquier momento.
Conclusión
Excel es un buen comienzo, pero una mala herramienta para crecer. Cuando las facturas le roban las tardes, se escapan cobros y los clientes piden facturas electrónicas, un programa se amortiza el primer mes. El cambio lleva una tarde y le devuelve horas cada semana.