Майже кожен малий бізнес починає з пропозицій і рахунків в Excel або Word. Це безкоштовно, звично й працює для перших клієнтів. Але з ростом бізнесу шаблон стає пасткою: скопійовані файли, неправильні номери, забуті оплати й вечори за паперами. Ось чесне порівняння Excel і програми для рахунків - і як зрозуміти, що час переходити.
Коротко
- Excel підходить для кількох рахунків на місяць, але сам нічого не нумерує, не нагадує й не перевіряє.
- Програма для рахунків економить час на кожному документі, зменшує кількість помилок і показує, хто не заплатив.
- Явні ознаки: понад 10 рахунків на місяць, пропущені оплати, робота з телефона, запити електронних рахунків.
- Перехід займає один вечір: імпортуйте клієнтів і товари з CSV.
Що Excel робить добре
Будьмо чесними: Excel гнучкий, він у вас уже є, і в ньому можна побудувати майже що завгодно. Для нового бізнесу з трьома клієнтами на місяць простий шаблон - розумний старт.
Де Excel коштує вам грошей
Час на кожному документі
Скопіювати минулий файл, видалити старі позиції, змінити номер і дату, зберегти в PDF, прикріпити до листа - кожен рахунок займає 10-15 хвилин. При 30 рахунках на місяць це цілий робочий день.
Помилки
Неправильна формула, забутий рядок у сумі, не та ставка ПДВ, повторюваний номер рахунку. Помилки коштують грошей і довіри, а повторювані номери створюють проблеми з податковою.
Немає огляду оплат
Excel не знає, хто заплатив. Відкриті й прострочені рахунки ви помічаєте, лише перевіривши їх вручну, - і зазвичай уже пізно.
Немає шляху від пропозиції до рахунку
Прийняту пропозицію доводиться заново набирати як рахунок. Аванси доводиться рахувати й віднімати вручну.
Не створений для телефона
На об'єкті не вийде швидко скласти й надіслати пропозицію з Excel-файлу в телефоні.
Що програма для рахунків робить краще
- Автоматична нумерація та правильні суми й ПДВ, щоразу.
- Пропозиція в рахунок одним кліком, з автоматичним відніманням авансів.
- Надсилання посиланням через WhatsApp, Viber або e-mail, з електронним підписом клієнта в телефоні.
- Автоматичні нагадування про прострочені рахунки.
- Огляд доходів, витрат і прибутку за проєктом.
- Електронні рахунки Peppol UBL / EN 16931 поруч із PDF.
- Документи для бухгалтера одним кліком замість пошуку по папках.
Сім ознак, що час переходити
- Ви надсилаєте понад 10 пропозицій або рахунків на місяць.
- Ви хоча б раз забули виставити рахунок чи нагадати про оплату.
- Ви пишете пропозиції ввечері, бо вдень немає часу.
- Ви хочете надсилати пропозиції з об'єкта, з телефона.
- Клієнти чи держоргани просять електронні рахунки.
- У вас команда, і доступ потрібен кільком людям.
- Ви не знаєте точно, яке замовлення принесло гроші, а яке ні.
Якщо вам підходять два пункти чи більше, Excel обходиться дорожче, ніж обійшлася б програма.
Перейдіть за один вечір: імпортуйте клієнтів і товари з CSV, оберіть шаблон і надішліть першу пропозицію. Спробуйте AdBooks безкоштовно 14 днів - без картки й без автоматичних списань.
Скільки коштує програма для рахунків?
Порівняно із заощадженим часом - дуже мало. AdBooks Pro коштує 199 € на рік (без ПДВ), це близько 55 центів на день. Якщо програма економить вам хоча б годину на місяць, вона окупається багаторазово.
Часті запитання
Чи можна імпортувати поточних клієнтів?
Так. Клієнтів і товари можна імпортувати з CSV-файлу, який ви вивантажите з Excel.
Що буде зі старими рахунками з Excel?
Зберігайте їх в архіві, як і раніше. У програмі продовжте нумерацію з наступного номера вашої серії.
Чи потрібно щось встановлювати?
Ні. AdBooks працює в браузері на комп'ютері й телефоні, без встановлення.
Чи безпечні мої дані?
AdBooks зберігає дані на серверах у Німеччині, із зашифрованим з'єднанням і регулярними резервними копіями, і ви можете вивантажити їх будь-коли.
Висновок
Excel - хороший початок, але поганий інструмент для зростання. Коли рахунки забирають вечори, оплати вислизають, а клієнти просять електронні рахунки, програма окупається вже в перший місяць. Перехід займає один вечір - і повертає вам години щотижня.