Nästan alla småföretag börjar med offerter och fakturor i Excel eller Word. Det är gratis, välbekant och fungerar för de första kunderna. Men när företaget växer blir mallen en fälla: kopierade filer, fel nummer, glömda betalningar och kvällar med pappersarbete. Här är en ärlig jämförelse mellan Excel och ett faktureringsprogram - och hur du vet när det är dags att byta.
Kort sammanfattning
- Excel räcker för några fakturor i månaden, men numrerar, påminner och kontrollerar ingenting av sig självt.
- Ett faktureringsprogram sparar tid på varje dokument, minskar felen och visar vem som inte har betalat.
- Tydliga tecken: fler än 10 fakturor i månaden, missade betalningar, jobb från mobilen, önskemål om e-faktura.
- Bytet tar en eftermiddag: importera kunder och artiklar från en CSV-fil.
Det Excel gör bra
Låt oss vara rättvisa: Excel är flexibelt, du har det redan och du kan bygga nästan vad som helst i det. För ett nytt företag med tre kunder i månaden är en enkel mall en rimlig start.
Där Excel kostar dig pengar
Tid på varje dokument
Kopiera förra filen, radera gamla poster, ändra nummer och datum, spara som PDF, bifoga i ett mejl - varje faktura tar 10-15 minuter. Med 30 fakturor i månaden blir det en hel arbetsdag.
Fel
En felaktig formel, en glömd rad i summan, fel momssats, ett dubblerat fakturanummer. Fel på fakturor kostar pengar och förtroende, och dubbla nummer ger problem med Skatteverket.
Ingen överblick över betalningar
Excel vet inte vem som har betalat. Öppna och förfallna fakturor upptäcker du först när du kontrollerar dem manuellt - och då är det oftast för sent.
Ingen väg från offert till faktura
Den godkända offerten måste skrivas in igen som faktura. Förskott måste räknas ut och dras av för hand.
Inte gjort för mobilen
På arbetsplatsen skriver och skickar du inte snabbt en offert från en Excel-fil i mobilen.
Det ett faktureringsprogram gör bättre
- Automatisk numrering och korrekta summor och moms, varje gång.
- Offert till faktura med ett klick, med förskott som dras av automatiskt.
- Skicka som länk via WhatsApp, Viber eller e-post, med kundens e-signatur i mobilen.
- Automatiska påminnelser för förfallna fakturor.
- Överblick över intäkter, kostnader och vinst per projekt.
- E-fakturor enligt Peppol UBL / EN 16931 bredvid PDF:en.
- Underlag till redovisningskonsulten med ett klick i stället för att leta i mappar.
Sju tecken på att det är dags att byta
- Du skickar fler än 10 offerter eller fakturor i månaden.
- Du har någon gång glömt att fakturera ett jobb eller påminna om en betalning.
- Du skriver offerter på kvällen eftersom det inte finns tid på dagen.
- Du vill skicka offerter från arbetsplatsen, i mobilen.
- Kunder eller myndigheter ber om e-fakturor.
- Du har ett team och flera personer behöver åtkomst.
- Du vet inte exakt vilket jobb som gav pengar och vilket som inte gjorde det.
Stämmer två eller fler in på dig kostar Excel mer än ett program skulle göra.
Byt på en eftermiddag: importera kunder och artiklar från CSV, välj en mall och skicka din första offert. Testa AdBooks gratis i 14 dagar - inget kort, ingen automatisk debitering.
Vad kostar ett faktureringsprogram?
Jämfört med tiden det sparar väldigt lite. AdBooks Pro kostar 199 € per år (exkl. moms), ungefär 55 cent per dag. Sparar det dig bara en timme i månaden har det betalat sig många gånger om.
Vanliga frågor
Kan jag importera mina befintliga kunder?
Ja. Kunder och artiklar kan importeras från en CSV-fil, som du kan exportera från Excel.
Vad händer med mina gamla Excel-fakturor?
Arkivera dem som tidigare. Börja numreringen i programmet med nästa nummer i din serie.
Måste jag installera något?
Nej. AdBooks körs i webbläsaren på dator och mobil, utan installation.
Är mina uppgifter säkra?
AdBooks lagrar uppgifterna på servrar i Tyskland, med krypterad anslutning och regelbundna säkerhetskopior, och du kan exportera dem när som helst.
Slutsats
Excel är en bra start men ett dåligt verktyg för tillväxt. När fakturorna äter upp dina kvällar, betalningar glider förbi och kunder ber om e-fakturor betalar sig ett program redan första månaden. Bytet tar en eftermiddag - och ger dig tillbaka timmar varje vecka.