Gotovo svaka mala firma počinje s ponudama i fakturama u Excelu ili Wordu. Besplatno je, poznato i radi za prvih nekoliko klijenata. Ali kako posao raste, šablon postaje zamka: kopirani fajlovi, pogrešni brojevi, zaboravljene uplate i večeri provedene uz papirologiju. Evo iskrenog poređenja Excela i programa za fakture - i kako da znate kada je vrijeme za prelazak.
Ukratko
- Excel je u redu za nekoliko faktura mjesečno, ali sam ništa ne numeriše, ne podsjeća i ne provjerava.
- Program za fakture štedi vrijeme na svakom dokumentu, smanjuje greške i pokazuje ko nije platio.
- Jasni znakovi za prelazak: više od 10 faktura mjesečno, propuštene uplate, rad s mobitela, zahtjevi za e-fakturama.
- Prelazak traje jedno popodne: uvezite kupce i proizvode iz CSV-a.
Šta Excel radi dobro
Budimo pošteni: Excel je fleksibilan, već ga imate i u njemu možete napraviti gotovo sve. Za novu firmu s tri klijenta mjesečno jednostavan šablon je razuman početak.
Gdje vas Excel košta novca
Vrijeme na svakom dokumentu
Kopiranje zadnjeg fajla, brisanje starih stavki, promjena broja i datuma, spremanje kao PDF, prilaganje u e-mail - svaka faktura traje 10-15 minuta. Uz 30 faktura mjesečno, to je cijeli radni dan.
Greške
Pogrešna formula, zaboravljen red u zbiru, pogrešna stopa PDV-a, dupli broj fakture. Greške na fakturama koštaju novca i povjerenja, a dupli brojevi stvaraju probleme s poreznom upravom.
Nema pregleda uplata
Excel ne zna ko je platio. Otvorene i dospjele fakture otkrijete tek kad ih ručno provjerite - a to je obično prekasno.
Nema toka od ponude do fakture
Prihvaćenu ponudu morate ponovo prekucati kao fakturu. Avanse morate ručno računati i odbijati.
Nije napravljen za mobitel
Na gradilištu ne možete brzo napisati i poslati ponudu iz Excel fajla na mobitelu.
Šta program za fakture radi bolje
- Automatsko numerisanje i tačni zbirovi i PDV, svaki put.
- Ponuda u fakturu jednim klikom, uz automatsko odbijanje avansa.
- Slanje kao link putem WhatsAppa, Vibera ili e-maila, uz e-potpis klijenta na mobitelu.
- Automatske opomene za dospjele fakture.
- Pregled prihoda, troškova i zarade po projektu.
- E-fakture u Peppol UBL / EN 16931 formatu uz PDF.
- Dokumenti za računovođu jednim klikom umjesto traženja po folderima.
Sedam znakova da je vrijeme za prelazak
- Šaljete više od 10 ponuda ili faktura mjesečno.
- Bar jednom ste zaboravili fakturisati posao ili tražiti uplatu.
- Ponude pišete navečer jer preko dana nema vremena.
- Želite slati ponude s gradilišta, na mobitelu.
- Klijenti ili javne institucije traže e-fakture.
- Imate tim i više ljudi treba pristup.
- Ne znate tačno koji posao je donio zaradu, a koji nije.
Ako se na vas odnose dva ili više, Excel vas košta više nego što bi koštao program.
Pređite za jedno popodne: uvezite kupce i proizvode iz CSV-a, izaberite šablon i pošaljite prvu ponudu. Isprobajte AdBooks besplatno 14 dana - bez kartice, bez automatske naplate.
Koliko košta program za fakture?
U poređenju s vremenom koje štedi, vrlo malo. AdBooks Pro košta 199 € godišnje (bez PDV-a), što je oko 55 centi dnevno. Ako vam uštedi samo jedan sat mjesečno, višestruko se isplati.
Česta pitanja
Mogu li uvesti postojeće kupce?
Da. Kupci i proizvodi mogu se uvesti iz CSV fajla, koji možete izvesti iz Excela.
Šta s mojim starim fakturama iz Excela?
Čuvajte ih u arhivi kao i do sada. U programu počnite numerisanje od sljedećeg broja u vašem nizu.
Moram li išta instalirati?
Ne. AdBooks radi u pregledniku na računaru i mobitelu, bez instalacije.
Jesu li moji podaci sigurni?
AdBooks čuva podatke na serverima u Njemačkoj, uz šifriranu vezu i redovne sigurnosne kopije, a podatke možete izvesti u bilo kom trenutku.
Zaključak
Excel je dobar početak, ali loš alat za rast. Kad vam fakture uzimaju večeri, uplate promaknu, a klijenti traže e-fakture, program se isplati već u prvom mjesecu. Prelazak traje jedno popodne - a vraća vam sate svake sedmice.