Gotovo svaka mala firma počinje sa ponudama i fakturama u Excelu ili Wordu. Besplatno je, poznato i radi za prvih nekoliko klijenata. Ali kako posao raste, šablon postaje zamka: kopirani fajlovi, pogrešni brojevi, zaboravljene uplate i večeri provedene uz papirologiju. Evo iskrenog poređenja Excela i programa za fakture - i kako da znate kada je vreme za prelazak.
Ukratko
- Excel je u redu za nekoliko faktura mesečno, ali sam ništa ne numeriše, ne podseća i ne proverava.
- Program za fakture štedi vreme na svakom dokumentu, smanjuje greške i pokazuje ko nije platio.
- Jasni znakovi za prelazak: više od 10 faktura mesečno, propuštene uplate, rad sa telefona, zahtevi za e-fakturama.
- Prelazak traje jedno popodne: uvezite kupce i proizvode iz CSV-a.
Šta Excel radi dobro
Budimo pošteni: Excel je fleksibilan, već ga imate i u njemu možete da napravite gotovo sve. Za novu firmu sa tri klijenta mesečno jednostavan šablon je razuman početak.
Gde vas Excel košta novca
Vreme na svakom dokumentu
Kopiranje poslednjeg fajla, brisanje starih stavki, promena broja i datuma, čuvanje kao PDF, prilaganje u e-mail - svaka faktura traje 10-15 minuta. Uz 30 faktura mesečno, to je ceo radni dan.
Greške
Pogrešna formula, zaboravljen red u zbiru, pogrešna stopa PDV-a, dupli broj fakture. Greške na fakturama koštaju novca i poverenja, a dupli brojevi stvaraju probleme sa poreskom upravom.
Nema pregleda uplata
Excel ne zna ko je platio. Otvorene i dospele fakture otkrijete tek kad ih ručno proverite - a to je obično prekasno.
Nema toka od ponude do fakture
Prihvaćenu ponudu morate ponovo da prekucate kao fakturu. Avanse morate ručno da računate i odbijate.
Nije napravljen za telefon
Na gradilištu ne možete brzo da napišete i pošaljete ponudu iz Excel fajla na telefonu.
Šta program za fakture radi bolje
- Automatsko numerisanje i tačni zbirovi i PDV, svaki put.
- Ponuda u fakturu jednim klikom, uz automatsko odbijanje avansa.
- Slanje kao link preko WhatsAppa, Vibera ili e-maila, uz e-potpis klijenta na telefonu.
- Automatske opomene za dospele fakture.
- Pregled prihoda, troškova i zarade po projektu.
- E-fakture u Peppol UBL / EN 16931 formatu uz PDF.
- Dokumenti za knjigovođu jednim klikom umesto traženja po folderima.
Sedam znakova da je vreme za prelazak
- Šaljete više od 10 ponuda ili faktura mesečno.
- Bar jednom ste zaboravili da fakturišete posao ili tražite uplatu.
- Ponude pišete uveče jer preko dana nema vremena.
- Želite da šaljete ponude sa gradilišta, na telefonu.
- Klijenti ili javne institucije traže e-fakture.
- Imate tim i više ljudi treba pristup.
- Ne znate tačno koji posao je doneo zaradu, a koji nije.
Ako se na vas odnose dva ili više, Excel vas košta više nego što bi koštao program.
Pređite za jedno popodne: uvezite kupce i proizvode iz CSV-a, izaberite šablon i pošaljite prvu ponudu. Isprobajte AdBooks besplatno 14 dana - bez kartice, bez automatske naplate.
Koliko košta program za fakture?
U poređenju sa vremenom koje štedi, vrlo malo. AdBooks Pro košta 199 € godišnje (bez PDV-a), što je oko 55 centi dnevno. Ako vam uštedi samo jedan sat mesečno, višestruko se isplati.
Česta pitanja
Mogu li da uvezem postojeće kupce?
Da. Kupci i proizvodi mogu da se uvezu iz CSV fajla, koji možete da izvezete iz Excela.
Šta sa mojim starim fakturama iz Excela?
Čuvajte ih u arhivi kao i do sada. U programu počnite numerisanje od sledećeg broja u vašem nizu.
Da li moram nešto da instaliram?
Ne. AdBooks radi u pregledaču na računaru i telefonu, bez instalacije.
Da li su moji podaci bezbedni?
AdBooks čuva podatke na serverima u Nemačkoj, uz šifrovanu vezu i redovne rezervne kopije, a podatke možete da izvezete u bilo kom trenutku.
Zaključak
Excel je dobar početak, ali loš alat za rast. Kad vam fakture uzimaju večeri, uplate promaknu, a klijenti traže e-fakture, program se isplati već u prvom mesecu. Prelazak traje jedno popodne - a vraća vam sate svake nedelje.