Prawie każda mała firma zaczyna od ofert i faktur w Excelu albo Wordzie. To darmowe, znajome i działa przy pierwszych klientach. Ale gdy firma rośnie, szablon staje się pułapką: kopiowane pliki, złe numery, zapomniane płatności i wieczory spędzone nad papierami. Oto uczciwe porównanie Excela i programu do faktur - i jak poznać, że czas na zmianę.
W skrócie
- Excel wystarczy na kilka faktur miesięcznie, ale sam niczego nie numeruje, nie przypomina ani nie sprawdza.
- Program do faktur oszczędza czas przy każdym dokumencie, zmniejsza liczbę błędów i pokazuje, kto nie zapłacił.
- Wyraźne sygnały: ponad 10 faktur miesięcznie, przegapione płatności, praca z telefonu, prośby o e-faktury.
- Przejście zajmuje jedno popołudnie: zaimportuj klientów i produkty z pliku CSV.
Co Excel robi dobrze
Bądźmy uczciwi: Excel jest elastyczny, już go masz i można w nim zbudować prawie wszystko. Dla nowej firmy z trzema klientami miesięcznie prosty szablon to rozsądny start.
Gdzie Excel kosztuje Cię pieniądze
Czas przy każdym dokumencie
Kopiowanie ostatniego pliku, usuwanie starych pozycji, zmiana numeru i daty, zapis do PDF, załączanie do e-maila - każda faktura to 10-15 minut. Przy 30 fakturach miesięcznie to cały dzień pracy.
Błędy
Zła formuła, pominięty wiersz w sumie, zła stawka VAT, zdublowany numer faktury. Błędy kosztują pieniądze i zaufanie, a zdublowane numery to kłopoty z urzędem skarbowym.
Brak przeglądu płatności
Excel nie wie, kto zapłacił. Otwarte i przeterminowane faktury zauważasz dopiero, gdy sprawdzisz je ręcznie - a wtedy zwykle jest już za późno.
Brak przejścia od oferty do faktury
Zaakceptowaną ofertę trzeba przepisać jako fakturę. Zaliczki trzeba ręcznie liczyć i odejmować.
Nie jest zrobiony na telefon
Na budowie nie napiszesz i nie wyślesz szybko oferty z pliku Excel w telefonie.
Co program do faktur robi lepiej
- Automatyczna numeracja i poprawne sumy oraz VAT, za każdym razem.
- Oferta w fakturę jednym kliknięciem, z automatycznym odliczeniem zaliczek.
- Wysyłka jako link przez WhatsApp, Viber lub e-mail, z e-podpisem klienta w telefonie.
- Automatyczne przypomnienia o przeterminowanych fakturach.
- Przegląd przychodów, kosztów i zysku na projekcie.
- E-faktury w formacie Peppol UBL / EN 16931 obok PDF.
- Dokumenty dla księgowej jednym kliknięciem zamiast szukania po folderach.
Siedem sygnałów, że czas na zmianę
- Wysyłasz ponad 10 ofert lub faktur miesięcznie.
- Choć raz zapomniałeś wystawić fakturę albo upomnieć się o płatność.
- Piszesz oferty wieczorem, bo w dzień nie ma czasu.
- Chcesz wysyłać oferty z budowy, w telefonie.
- Klienci lub instytucje publiczne proszą o e-faktury.
- Masz zespół i kilka osób potrzebuje dostępu.
- Nie wiesz dokładnie, które zlecenie przyniosło zysk, a które nie.
Jeśli pasują do Ciebie dwa lub więcej, Excel kosztuje Cię więcej, niż kosztowałby program.
Przejdź w jedno popołudnie: zaimportuj klientów i produkty z CSV, wybierz szablon i wyślij pierwszą ofertę. Wypróbuj AdBooks za darmo przez 14 dni - bez karty, bez automatycznych opłat.
Ile kosztuje program do faktur?
W porównaniu z zaoszczędzonym czasem bardzo mało. AdBooks Pro kosztuje 199 € rocznie (netto), czyli około 55 centów dziennie. Jeśli oszczędzi Ci choćby godzinę miesięcznie, zwraca się wielokrotnie.
Najczęstsze pytania
Czy mogę zaimportować obecnych klientów?
Tak. Klientów i produkty zaimportujesz z pliku CSV, który wyeksportujesz z Excela.
Co z moimi starymi fakturami z Excela?
Przechowuj je w archiwum jak dotąd. W programie zacznij numerację od kolejnego numeru w swojej serii.
Czy muszę coś instalować?
Nie. AdBooks działa w przeglądarce na komputerze i telefonie, bez instalacji.
Czy moje dane są bezpieczne?
AdBooks przechowuje dane na serwerach w Niemczech, z szyfrowanym połączeniem i regularnymi kopiami zapasowymi, a dane możesz wyeksportować w każdej chwili.
Podsumowanie
Excel to dobry start, ale słabe narzędzie do rozwoju. Gdy faktury zabierają Ci wieczory, płatności umykają, a klienci proszą o e-faktury, program zwraca się już w pierwszym miesiącu. Przejście zajmuje jedno popołudnie - a oddaje Ci godziny co tydzień.