Gotovo svaka mala tvrtka počinje s ponudama i računima u Excelu ili Wordu. Besplatno je, poznato i radi za prvih nekoliko klijenata. Ali kako posao raste, predložak postaje zamka: kopirane datoteke, pogrešni brojevi, zaboravljene uplate i večeri provedene uz papirologiju. Evo iskrene usporedbe Excela i programa za račune - i kako znati kada je vrijeme za prelazak.
Ukratko
- Excel je u redu za nekoliko računa mjesečno, ali sam ništa ne numerira, ne podsjeća i ne provjerava.
- Program za račune štedi vrijeme na svakom dokumentu, smanjuje pogreške i pokazuje tko nije platio.
- Jasni znakovi za prelazak: više od 10 računa mjesečno, propuštene uplate, rad s mobitela, zahtjevi za e-računima.
- Prelazak traje jedno poslijepodne: uvezite kupce i proizvode iz CSV-a.
Što Excel radi dobro
Budimo pošteni: Excel je fleksibilan, već ga imate i u njemu možete napraviti gotovo sve. Za novu tvrtku s tri klijenta mjesečno jednostavan predložak razuman je početak.
Gdje vas Excel košta novca
Vrijeme na svakom dokumentu
Kopiranje zadnje datoteke, brisanje starih stavki, promjena broja i datuma, spremanje kao PDF, prilaganje u e-mail - svaki račun traje 10-15 minuta. Uz 30 računa mjesečno, to je cijeli radni dan.
Pogreške
Pogrešna formula, zaboravljen redak u zbroju, pogrešna stopa PDV-a, dvostruki broj računa. Pogreške na računima koštaju novca i povjerenja, a dvostruki brojevi stvaraju probleme s poreznom upravom.
Nema pregleda uplata
Excel ne zna tko je platio. Otvorene i dospjele račune otkrijete tek kad ih ručno provjerite - a to je obično prekasno.
Nema tijeka od ponude do računa
Prihvaćenu ponudu morate ponovno prepisati kao račun. Predujmove morate ručno računati i odbijati.
Nije napravljen za mobitel
Na gradilištu ne možete brzo napisati i poslati ponudu iz Excel datoteke na mobitelu.
Što program za račune radi bolje
- Automatsko numeriranje i točni zbrojevi i PDV, svaki put.
- Ponuda u račun jednim klikom, uz automatsko odbijanje predujma.
- Slanje kao poveznica putem WhatsAppa, Vibera ili e-maila, uz e-potpis klijenta na mobitelu.
- Automatske opomene za dospjele račune.
- Pregled prihoda, troškova i zarade po projektu.
- E-računi u Peppol UBL / EN 16931 formatu uz PDF.
- Dokumenti za knjigovođu jednim klikom umjesto traženja po mapama.
Sedam znakova da je vrijeme za prelazak
- Šaljete više od 10 ponuda ili računa mjesečno.
- Barem ste jednom zaboravili izdati račun ili tražiti uplatu.
- Ponude pišete navečer jer preko dana nema vremena.
- Želite slati ponude s gradilišta, na mobitelu.
- Klijenti ili javna tijela traže e-račune.
- Imate tim i više ljudi treba pristup.
- Ne znate točno koji je posao donio zaradu, a koji nije.
Ako se na vas odnose dva ili više, Excel vas košta više nego što bi koštao program.
Prijeđite za jedno poslijepodne: uvezite kupce i proizvode iz CSV-a, odaberite predložak i pošaljite prvu ponudu. Isprobajte AdBooks besplatno 14 dana - bez kartice, bez automatske naplate.
Koliko košta program za račune?
U usporedbi s vremenom koje štedi, vrlo malo. AdBooks Pro košta 199 € godišnje (bez PDV-a), što je oko 55 centi dnevno. Ako vam uštedi samo jedan sat mjesečno, višestruko se isplati.
Česta pitanja
Mogu li uvesti postojeće kupce?
Da. Kupci i proizvodi mogu se uvesti iz CSV datoteke, koju možete izvesti iz Excela.
Što s mojim starim računima iz Excela?
Čuvajte ih u arhivi kao i do sada. U programu počnite numeriranje od sljedećeg broja u vašem nizu.
Moram li išta instalirati?
Ne. AdBooks radi u pregledniku na računalu i mobitelu, bez instalacije.
Jesu li moji podaci sigurni?
AdBooks čuva podatke na poslužiteljima u Njemačkoj, uz šifriranu vezu i redovite sigurnosne kopije, a podatke možete izvesti u bilo kojem trenutku.
Zaključak
Excel je dobar početak, ali loš alat za rast. Kad vam računi uzimaju večeri, uplate promaknu, a klijenti traže e-račune, program se isplati već u prvom mjesecu. Prelazak traje jedno poslijepodne - a vraća vam sate svaki tjedan.