Bijna elk klein bedrijf begint met offertes en facturen in Excel of Word. Het is gratis, vertrouwd en werkt voor de eerste klanten. Maar als het bedrijf groeit, wordt het sjabloon een valkuil: gekopieerde bestanden, verkeerde nummers, vergeten betalingen en avonden vol papierwerk. Hier een eerlijke vergelijking tussen Excel en facturatiesoftware - en hoe u weet wanneer het tijd is om over te stappen.
In het kort
- Excel is prima voor een paar facturen per maand, maar nummert, herinnert en controleert niets vanzelf.
- Facturatiesoftware bespaart tijd bij elk document, vermindert fouten en laat zien wie niet heeft betaald.
- Duidelijke signalen: meer dan 10 facturen per maand, gemiste betalingen, werken vanaf de telefoon, vragen om e-facturen.
- Overstappen kost een middag: importeer klanten en artikelen uit een CSV.
Wat Excel goed doet
Eerlijk is eerlijk: Excel is flexibel, u hebt het al en u kunt er bijna alles in bouwen. Voor een nieuw bedrijf met drie klanten per maand is een eenvoudig sjabloon een prima start.
Waar Excel u geld kost
Tijd bij elk document
Laatste bestand kopiëren, oude posten wissen, nummer en datum aanpassen, opslaan als pdf, bijvoegen bij een e-mail - elke factuur kost 10-15 minuten. Bij 30 facturen per maand is dat een hele werkdag.
Fouten
Een verkeerde formule, een vergeten regel in het totaal, het verkeerde btw-tarief, een dubbel factuurnummer. Fouten kosten geld en vertrouwen, en dubbele nummers geven problemen met de belastingdienst.
Geen zicht op betalingen
Excel weet niet wie heeft betaald. Openstaande en vervallen facturen ziet u pas als u ze handmatig nakijkt - en dan is het meestal te laat.
Geen weg van offerte naar factuur
De geaccepteerde offerte moet opnieuw worden ingetypt als factuur. Aanbetalingen moeten met de hand worden berekend en afgetrokken.
Niet gemaakt voor de telefoon
Op de bouwplaats maakt en verstuurt u niet snel een offerte vanuit een Excel-bestand op uw telefoon.
Wat facturatiesoftware beter doet
- Automatische nummering en juiste totalen en btw, elke keer.
- Offerte naar factuur met één klik, aanbetalingen automatisch afgetrokken.
- Verzenden als link via WhatsApp, Viber of e-mail, met e-handtekening van de klant op de telefoon.
- Automatische herinneringen voor vervallen facturen.
- Overzicht van inkomsten, uitgaven en winst per project.
- E-facturen in Peppol UBL / EN 16931 naast de pdf.
- Stukken voor de boekhouder met één klik in plaats van zoeken in mappen.
Zeven signalen dat het tijd is om over te stappen
- U verstuurt meer dan 10 offertes of facturen per maand.
- U bent weleens vergeten een klus te factureren of een betaling na te jagen.
- U maakt offertes 's avonds omdat er overdag geen tijd is.
- U wilt offertes vanaf de bouwplaats versturen, op uw telefoon.
- Klanten of overheden vragen om e-facturen.
- U hebt een team en meerdere mensen hebben toegang nodig.
- U weet niet precies welke klus geld opleverde en welke niet.
Gelden er twee of meer voor u, dan kost Excel u meer dan software zou kosten.
Overstappen in één middag: importeer klanten en artikelen uit een CSV, kies een sjabloon en verstuur uw eerste offerte. Probeer AdBooks 14 dagen gratis - zonder creditcard, zonder automatische afschrijving.
Wat kost facturatiesoftware?
Vergeleken met de tijd die het bespaart, heel weinig. AdBooks Pro kost 199 € per jaar (excl. btw), ongeveer 55 cent per dag. Bespaart het u maar één uur per maand, dan verdient het zich meerdere keren terug.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn bestaande klanten importeren?
Ja. Klanten en artikelen importeert u uit een CSV-bestand, dat u uit Excel kunt exporteren.
Wat gebeurt er met mijn oude Excel-facturen?
Archiveer ze zoals u gewend bent. Begin in de software met het volgende nummer uit uw reeks.
Moet ik iets installeren?
Nee. AdBooks werkt in de browser op computer en telefoon, zonder installatie.
Zijn mijn gegevens veilig?
AdBooks bewaart de gegevens op servers in Duitsland, met versleutelde verbinding en regelmatige back-ups, en u kunt ze altijd exporteren.
Conclusie
Excel is een goed begin, maar een slecht hulpmiddel om te groeien. Als facturen uw avonden opslokken, betalingen erdoor glippen en klanten om e-facturen vragen, verdient software zich in de eerste maand terug. Overstappen kost een middag - en geeft u elke week uren terug.