Skoraj vsako malo podjetje začne s ponudbami in računi v Excelu ali Wordu. Brezplačno je, znano in deluje za prvih nekaj strank. Ko pa posel raste, predloga postane past: kopirane datoteke, napačne številke, pozabljena plačila in večeri ob papirjih. Tukaj je poštena primerjava Excela in programa za račune - in kako veste, da je čas za prehod.
Na kratko
- Excel je v redu za nekaj računov na mesec, sam pa ničesar ne številči, ne opominja in ne preverja.
- Program za račune prihrani čas pri vsakem dokumentu, zmanjša napake in pokaže, kdo ni plačal.
- Jasni znaki za prehod: več kot 10 računov na mesec, zamujena plačila, delo s telefona, zahteve po e-računih.
- Prehod traja eno popoldne: uvozite stranke in izdelke iz CSV.
Kaj Excel dela dobro
Bodimo pošteni: Excel je prilagodljiv, že ga imate in v njem lahko naredite skoraj vse. Za novo podjetje s tremi strankami na mesec je preprosta predloga razumen začetek.
Kje vas Excel stane denar
Čas pri vsakem dokumentu
Kopiranje zadnje datoteke, brisanje starih postavk, sprememba številke in datuma, shranjevanje v PDF, pripenjanje k e-pošti - vsak račun traja 10-15 minut. Pri 30 računih na mesec je to cel delovni dan.
Napake
Napačna formula, pozabljena vrstica v seštevku, napačna stopnja DDV, podvojena številka računa. Napake na računih stanejo denar in zaupanje, podvojene številke pa povzročajo težave z davčno upravo.
Ni pregleda nad plačili
Excel ne ve, kdo je plačal. Odprte in zapadle račune odkrijete šele, ko jih ročno preverite - in takrat je običajno prepozno.
Ni poti od ponudbe do računa
Sprejeto ponudbo morate ponovno pretipkati v račun. Avanse morate ročno izračunati in odšteti.
Ni narejen za telefon
Na gradbišču iz datoteke Excel na telefonu ne morete hitro napisati in poslati ponudbe.
Kaj program za račune dela bolje
- Samodejno številčenje ter pravilni seštevki in DDV, vsakič.
- Ponudba v račun z enim klikom, s samodejnim odštevanjem avansa.
- Pošiljanje kot povezava prek WhatsAppa, Vibra ali e-pošte, z e-podpisom stranke na telefonu.
- Samodejni opomini za zapadle račune.
- Pregled prihodkov, stroškov in dobička po projektu.
- E-računi v formatu Peppol UBL / EN 16931 poleg PDF.
- Dokumenti za računovodjo z enim klikom namesto iskanja po mapah.
Sedem znakov, da je čas za prehod
- Pošljete več kot 10 ponudb ali računov na mesec.
- Vsaj enkrat ste pozabili izstaviti račun ali opomniti na plačilo.
- Ponudbe pišete zvečer, ker čez dan ni časa.
- Ponudbe želite pošiljati z gradbišča, na telefonu.
- Stranke ali javni organi zahtevajo e-račune.
- Imate ekipo in več ljudi potrebuje dostop.
- Ne veste natančno, kateri posel je prinesel dobiček in kateri ne.
Če za vas veljata dva ali več, vas Excel stane več, kot bi vas program.
Prehod v enem popoldnevu: uvozite stranke in izdelke iz CSV, izberite predlogo in pošljite prvo ponudbo. Preizkusite AdBooks 14 dni brezplačno - brez kartice, brez samodejnega bremenjenja.
Koliko stane program za račune?
V primerjavi s prihranjenim časom zelo malo. AdBooks Pro stane 199 € na leto (brez DDV), kar je približno 55 centov na dan. Če vam prihrani le eno uro na mesec, se večkrat povrne.
Pogosta vprašanja
Ali lahko uvozim obstoječe stranke?
Da. Stranke in izdelke lahko uvozite iz datoteke CSV, ki jo izvozite iz Excela.
Kaj z mojimi starimi računi iz Excela?
Hranite jih v arhivu kot doslej. V programu začnite številčenje z naslednjo številko v vašem zaporedju.
Ali moram kaj namestiti?
Ne. AdBooks deluje v brskalniku na računalniku in telefonu, brez namestitve.
Ali so moji podatki varni?
AdBooks hrani podatke na strežnikih v Nemčiji, s šifrirano povezavo in rednimi varnostnimi kopijami, podatke pa lahko kadar koli izvozite.
Zaključek
Excel je dober začetek, a slabo orodje za rast. Ko vam računi jemljejo večere, plačila uidejo, stranke pa zahtevajo e-račune, se program povrne že v prvem mesecu. Prehod traja eno popoldne - in vam vsak teden vrne ure.