Quase todas as pequenas empresas começam com orçamentos e faturas em Excel ou Word. É gratuito, conhecido e funciona para os primeiros clientes. Mas à medida que o negócio cresce, o modelo torna-se uma armadilha: ficheiros copiados, números errados, pagamentos esquecidos e noites passadas com papelada. Eis uma comparação honesta entre o Excel e um programa de faturação - e como saber quando é altura de mudar.
Em resumo
- O Excel serve para algumas faturas por mês, mas não numera, não lembra nem verifica nada sozinho.
- Um programa de faturação poupa tempo em cada documento, reduz erros e mostra quem não pagou.
- Sinais claros: mais de 10 faturas por mês, pagamentos esquecidos, trabalho no telemóvel, pedidos de faturas eletrónicas.
- A mudança demora uma tarde: importe clientes e produtos a partir de um CSV.
O que o Excel faz bem
Sejamos justos: o Excel é flexível, já o tem e pode construir quase tudo com ele. Para um negócio novo com três clientes por mês, um modelo simples é um bom começo.
Onde o Excel lhe custa dinheiro
Tempo em cada documento
Copiar o último ficheiro, apagar artigos antigos, mudar número e data, guardar em PDF, anexar a um e-mail - cada fatura demora 10-15 minutos. Com 30 faturas por mês, é um dia de trabalho inteiro.
Erros
Uma fórmula errada, uma linha esquecida no total, a taxa de IVA errada, um número de fatura duplicado. Os erros custam dinheiro e confiança, e números duplicados dão problemas com as Finanças.
Sem visão dos pagamentos
O Excel não sabe quem pagou. As faturas em aberto e vencidas só aparecem quando as verifica à mão - e normalmente já é tarde.
Sem passagem do orçamento para a fatura
O orçamento aceite tem de ser reescrito como fatura. Os adiantamentos têm de ser calculados e deduzidos à mão.
Não foi feito para o telemóvel
Na obra, não consegue fazer e enviar rapidamente um orçamento a partir de um ficheiro Excel no telemóvel.
O que um programa de faturação faz melhor
- Numeração automática e totais e IVA corretos, sempre.
- Orçamento em fatura com um clique, com adiantamentos deduzidos automaticamente.
- Envio por link via WhatsApp, Viber ou e-mail, com assinatura eletrónica do cliente no telemóvel.
- Lembretes automáticos para faturas vencidas.
- Visão geral de receitas, despesas e lucro por projeto.
- Faturas eletrónicas Peppol UBL / EN 16931 junto do PDF.
- Documentos para o contabilista com um clique em vez de procurar em pastas.
Sete sinais de que está na altura de mudar
- Envia mais de 10 orçamentos ou faturas por mês.
- Já se esqueceu de faturar um trabalho ou de cobrar um pagamento.
- Faz orçamentos à noite porque durante o dia não há tempo.
- Quer enviar orçamentos da obra, no telemóvel.
- Clientes ou entidades públicas pedem faturas eletrónicas.
- Tem uma equipa e várias pessoas precisam de acesso.
- Não sabe exatamente que trabalho deu lucro e qual não deu.
Se dois ou mais se aplicam a si, o Excel custa-lhe mais do que custaria um programa.
Mude numa tarde: importe clientes e produtos a partir de um CSV, escolha um modelo e envie o primeiro orçamento. Experimente o AdBooks grátis durante 14 dias - sem cartão, sem cobranças automáticas.
Quanto custa um programa de faturação?
Comparado com o tempo que poupa, muito pouco. O AdBooks Pro custa 199 € por ano (sem IVA), cerca de 55 cêntimos por dia. Se lhe poupar só uma hora por mês, paga-se várias vezes.
Perguntas frequentes
Posso importar os meus clientes atuais?
Sim. Clientes e produtos podem ser importados de um ficheiro CSV, que pode exportar do Excel.
O que acontece às minhas faturas antigas do Excel?
Mantenha-as arquivadas como até agora. No programa, continue a numeração a partir do número seguinte da sua série.
Tenho de instalar alguma coisa?
Não. O AdBooks funciona no navegador, no computador e no telemóvel, sem instalação.
Os meus dados estão seguros?
O AdBooks guarda os dados em servidores na Alemanha, com ligação encriptada e cópias de segurança regulares, e pode exportá-los a qualquer momento.
Conclusão
O Excel é um bom começo, mas uma má ferramenta para crescer. Quando as faturas lhe roubam as noites, os pagamentos escapam e os clientes pedem faturas eletrónicas, um programa paga-se logo no primeiro mês. A mudança demora uma tarde - e devolve-lhe horas todas as semanas.