Fast jeder kleine Betrieb startet mit Angeboten und Rechnungen in Excel oder Word. Das ist kostenlos, vertraut und funktioniert für die ersten Kunden. Doch mit dem Wachstum wird die Vorlage zur Falle: kopierte Dateien, falsche Nummern, vergessene Zahlungen und Abende voller Papierkram. Hier ein ehrlicher Vergleich zwischen Excel und Rechnungsprogramm - und woran Sie erkennen, dass es Zeit für den Wechsel ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Excel reicht für eine Handvoll Rechnungen im Monat, nummeriert, erinnert und prüft aber nichts von selbst.
- Ein Rechnungsprogramm spart bei jedem Dokument Zeit, reduziert Fehler und zeigt, wer nicht bezahlt hat.
- Klare Zeichen für den Wechsel: mehr als 10 Rechnungen im Monat, verpasste Zahlungen, Arbeit am Handy, Anfragen nach E-Rechnungen.
- Der Umstieg dauert einen Nachmittag: Kunden und Artikel per CSV importieren.
Was Excel gut kann
Fairerweise: Excel ist flexibel, Sie haben es schon, und Sie können fast alles damit bauen. Für einen neuen Betrieb mit drei Kunden im Monat ist eine einfache Vorlage ein vernünftiger Start.
Wo Excel Sie Geld kostet
Zeit bei jedem Dokument
Letzte Datei kopieren, alte Positionen löschen, Nummer und Datum ändern, als PDF speichern, an eine E-Mail hängen - jede Rechnung kostet 10-15 Minuten. Bei 30 Rechnungen im Monat ist das ein ganzer Arbeitstag.
Fehler
Eine falsche Formel, eine vergessene Zeile in der Summe, der falsche Steuersatz, eine doppelte Rechnungsnummer. Fehler auf Rechnungen kosten Geld und Vertrauen, und doppelte Nummern machen Ärger mit dem Finanzamt.
Kein Überblick über Zahlungen
Excel weiss nicht, wer bezahlt hat. Offene und überfällige Rechnungen fallen erst auf, wenn Sie sie manuell prüfen - und dann ist es meist zu spät.
Kein Weg vom Angebot zur Rechnung
Das angenommene Angebot muss als Rechnung neu abgetippt werden. Anzahlungen müssen von Hand berechnet und abgezogen werden.
Nicht fürs Handy gemacht
Auf der Baustelle schreiben und versenden Sie kein Angebot schnell aus einer Excel-Datei am Handy.
Was ein Rechnungsprogramm besser macht
- Automatische Nummerierung und korrekte Summen und Steuern, jedes Mal.
- Angebot zur Rechnung mit einem Klick, Anzahlungen werden automatisch abgezogen.
- Versand als Link per WhatsApp, Viber oder E-Mail, mit E-Signatur des Kunden am Handy.
- Automatische Mahnungen für überfällige Rechnungen.
- Überblick über Einnahmen, Ausgaben und Gewinn pro Projekt.
- E-Rechnungen nach Peppol UBL / EN 16931 neben dem PDF.
- Unterlagen für den Steuerberater mit einem Klick statt Suchen in Ordnern.
Sieben Zeichen, dass es Zeit für den Wechsel ist
- Sie versenden mehr als 10 Angebote oder Rechnungen im Monat.
- Sie haben schon einmal vergessen, einen Auftrag abzurechnen oder eine Zahlung anzumahnen.
- Sie schreiben Angebote abends, weil tagsüber keine Zeit ist.
- Sie möchten Angebote von der Baustelle aus am Handy versenden.
- Kunden oder Behörden verlangen E-Rechnungen.
- Sie haben ein Team, und mehrere Personen brauchen Zugriff.
- Sie wissen nicht genau, welcher Auftrag Geld gebracht hat und welcher nicht.
Wenn zwei oder mehr Punkte zutreffen, kostet Excel Sie mehr als eine Software.
Umstieg an einem Nachmittag: Kunden und Artikel per CSV importieren, Vorlage wählen und das erste Angebot senden. AdBooks 14 Tage kostenlos testen - ohne Kreditkarte, ohne automatische Abbuchung.
Was kostet ein Rechnungsprogramm?
Gemessen an der gesparten Zeit sehr wenig. AdBooks Pro kostet 199 € im Jahr (zzgl. MwSt.), das sind etwa 55 Cent am Tag. Spart es Ihnen nur eine Stunde im Monat, hat es sich mehrfach bezahlt gemacht.
Häufige Fragen
Kann ich meine bestehenden Kunden importieren?
Ja. Kunden und Artikel lassen sich aus einer CSV-Datei importieren, die Sie aus Excel exportieren können.
Was passiert mit meinen alten Excel-Rechnungen?
Archivieren Sie sie wie bisher. Starten Sie die Nummerierung im Programm mit der nächsten Nummer Ihres Nummernkreises.
Muss ich etwas installieren?
Nein. AdBooks läuft im Browser auf Computer und Handy, ohne Installation.
Sind meine Daten sicher?
AdBooks speichert die Daten auf Servern in Deutschland, mit verschlüsselter Verbindung und regelmässigen Backups, und Sie können sie jederzeit exportieren.
Fazit
Excel ist ein guter Start, aber ein schlechtes Werkzeug fürs Wachstum. Wenn Rechnungen Ihre Abende fressen, Zahlungen durchrutschen und Kunden E-Rechnungen verlangen, rechnet sich eine Software schon im ersten Monat. Der Umstieg dauert einen Nachmittag - und schenkt Ihnen jede Woche Stunden zurück.